Оптимизация экономичного размер заказа (Economic Order Quantity или EOQ)

Модели формирования запасов для вычисления оптимального размера заказа и точки повторного заказа существовали задолго до появления компьютера. Когда первая Модель “T” съезжала с конвейера Генри Форда, производители уже подсчитывали финансовую выгоду от управления запасами, получив ответы на ключевые вопросы экономической эффективности: когда? и сколько? В то время, когда аббревиатур JIT, TQM, TOC и MRP1 ещё не существовало, компании уже использовали подобные (тогда еще безымянные) подходы в управлении производством и запасами.

Один из таких подходов описан в книге “Приобретение и хранение” (Purchasing and Storing) Ральфа Девиса (Ralph Currier Davis), изданной в 1931. За более чем 80 лет модель управления запасами не претерпела фундаментальных изменений. Описанный в книге Minimum Cost Quantity (Минимальный Размер Заказа, ОРЗ:-), который в наше время чаще называют экономическим размером заказа (EOQ), яркий тому пример.

Еще в 30-х годах прошлого века некоторые производители понимали выгоду управления запасами и применяли экономический размер заказ, невзирая на трудоёмкость расчета. Почему же в наш век передовых информационных технологий всё ещё есть компании, которые не пользуются преимуществом этих фундаментальных моделей управления запасами?

Частично потому, что многие столкнулись с отрицательными результатами как следствием неточных входных данных. Правильная себестоимость товара, накладные расходы, прогнозы продаж, данные предыдущих периодов и время выполнения заказа крайне важны для создания рабочей модели управления запасами. Как ни странно, усовершенствования программного обеспечения также могут быть причиной отрицательного результата. Ряд программных продуктов ERP (Enterprise Resource Planning – управление ресурсами предприятия) имеют встроенные алгоритмы автоматического расчёта EOQ. Зачастую пользователи не понимают, как производится расчёт, какие исходные данные необходимы и каковы настройки программы, которая просто выдаёт готовый результат. В случае, когда результат не внушает доверия, его просто игнорируют. Это приводит к ситуациям, когда руководство неправильно выбирает программное обеспечение, а затем почему-то думает, что сотрудники отдела планирования и закупок приобретают материалы, основываясь на рекомендациях системы. Более того, большинство сотрудников находят эти встроенные алгоритмы расчета EOQ недостаточными и нуждающимися в дополнительной настройке под конкретные процессы или группы продуктов.

Иногда цели и стратегия компании также конфликтуют с EOQ. Отдельно измерять эффективность оборачиваемости запасов - одна из самых часто встречающихся ошибок, совершаемых во имя управления запасами. Организации, достигшие высоких показателей оборачиваемости запасов, обнаруживают, что в тоже время теряют на высоких операционных издержках.

EOQ – это, по существу, бухгалтерская формула, которая определяет точку, в которой сочетание стоимости заказа и стоимости содержания запасов наименьшее. Результатом является максимально экономически эффективное количество для заказа. Специалисты отдела закупок называют это размером заказа, а на производстве – размером производственного заказа (или размером партии).

Далеко не всегда применительно к управлению запасами можно использовать EOQ, однако в ряде случаев это может принести пользу. Например, когда планируются повторные закупки сырья или повторное производство готовых изделий. Очевидно, что производителям и дистрибьюторам, которые производят или закупают “на склад”, экономический размер заказа принесет наибольшую выгоду. Однако, производителям и дистрибьюторам, которые производят или закупают “под заказ” и принимают большое количество заказов на одно и то же изделие с разными датами выпуска, также приходится планировать запасы сырья и материалов. EOQ применим и к управлению MRO-запасами (Maintenance, repair, and operating, ТОиР). Даже в случае работы с товарами, спрос на которые не стабилен (например, из-за сезонности), можно рассчитать EOQ, взяв более короткие периоды времени для вычисления. Необходимо, однако, убедиться, что для расчёта стоимости хранения и потребления используется одинаковый временной интервал.

Когда речь заходит об управлении запасами (а запасы – это одна из потерь в методологии бережливого производства), возникает вопрос: “А не вступает ли EOQ в противоречие с принципом “точно вовремя” (Just In Time)?”. Принцип точно вовремя (JIT) направлен на устранение лишних потерь, затрат и расходования ресурсов. EOQ должен стать одним из инструментов, способствующих этому. EOQ используется, чтобы определить, какие компоненты вписываются в модель “точно вовремя” и какой уровень “точно вовремя” экономически выгоден для предприятия. Например, производителю газонокосилок, который производит 100 единиц определенной модели в день, экономически выгодно ежедневно получать на склад 100 двигателей и невыгодно получать по 500 болтиков ежедневно для крепления пластикового корпуса. Чтобы определить оптимальный размер заказа определенного компонента, необходимо использовать формулу расчета EOQ:

Если вычисление по формуле не вызывает сложностей, то правильное определение исходных данных, которые будут верно отображать состояние запасов и их движение, можно сравнить с небольшим проектом. Завышенные данные стоимости заказа и затрат на содержание запасов  -наиболее распространённые ошибки при вычислении EOQ. Вовлечение всех расходов на закупку и доставку запасов или на их хранение и обработку приведёт к неоправданно раздутой цифре затрат и повлияет на правильность расчёта EOQ. Также не рекомендуется использовать метрики или общепринятые промышленные стандарты в вычислениях. Например, данные о средней стоимости заказа на поставку 100$ до 150$ из статьи профильного журнала. Часто эти данные получены из исследований, выполненных консалтинговыми компаниями по заказу предприятий, которые непосредственно извлекают выгоду из завышенных расходов, используемых в вычислениях ROI (Return on Investments – окупаемость инвестиций) для своих продуктов или услуг. Конечно, стоимость некоторых операций может находиться в этом диапазоне, особенно если речь идёт о поставках из-за границы. Однако если рассматривать взаимодействие с местными поставщиками, то скорее всего стоимость заказа на поставку будет варьироваться от 10$ до 30$. Ниже представлено описание каждого из показателей исходных данных.

ГОДОВОЕ ПОТРЕБЛЕНИЕ (ANNUAL USAGE)

Самая лёгкая часть уравнения, измеряется в штуках. Необходимо указать прогноз годовой потребности в запасах.

СТОИМОСТЬ ЗАКАЗА (ORDER COST)

Также известная как затраты на закупку или установленная стоимость, это – сумма фиксированных расходов, которые несет организация каждый раз, когда происходит заказ товара. Т.е. связанные не с заказанным количеством, а с действиями по обработке заказа.

Например, для закупаемых материалов к стоимости заказа могут быть отнесены затраты на следующие операции:

  • ввод заказа и/или его реквизитов в систему;
  • подтверждение заказа уполномоченными лицами на разных уровнях;
  • оприходование материалов;
  • входной контроль;
  • обработка счета (накладных) и оплата поставщику;
  • в некоторых случаях часть затрат по доставке груза заказчику также может быть включена в стоимость заказа.

Важно понимать, что затраты, которые относятся к стоимости заказа, связаны с частотой заказа, а не с его размером. Например, в отделе приёмки расходы, связанные с оприходованием материалов, вводом данных в систему и любыми другими операциями с документами по приходу, относят к стоимости заказа, а расходы на переупаковку, разгрузку, внутренние перемещения материалов – нет. При проведении входного контроля качества, где проверяют процент полученного количества, к стоимости заказа отнесли бы время на получение спецификаций и работу с документами и не отнесли бы время, потраченное на сам процесс контроля качества. С другой стороны, если проверяется абсолютное количество пришедшего товара, то к расходам относят и контроль качества, и переупаковку, и прочие действия.

В отделе закупок включили бы все время, связанное с созданием заказа на поставку, подтверждением, звонками поставщику, сопровождением и пересмотром отчетов о заказе, и не включили бы время на пересмотр прогнозов, поиск поставщиков, получение коммерческих предложений – КП (если только КП не требуется при каждом заказе) и настройку параметров новых продуктов. Время, потраченное на обработку счетов поставщика, также включают в стоимость заказа.

Сопоставление реальных затрат с действиями, связанными со стоимостью заказа, приводит к большому количеству ошибок при расчёте EOQ. Однако не следует составлять список всех действий и затем спрашивать сотрудников, их выполняющих: “Сколько это занимает у вас времени?”. Результаты подобных “исследований” редко бывают точными. Более эффективный способ – определить процент времени внутри отдела, затраченный на выполнение определенных действий, умножить на сумму расходов по оплате труда за период (обычно месяц) и затем разделить на количество позиций товаров2, обработанных за тот же период:

Чрезвычайно трудно сопоставить расходы на доставку товаров со стоимостью заказа в программе с автоматизированным расчётом EOQ, делать это имеет смысл только если эти расходы значительно изменяют себестоимость единицы продукции и сильно меняются в зависимости от размера заказа.

В производстве стоимость заказа может включать время выдачи наряда на работу, подбор и выдачу компонентов, кроме пересчёта и обработки нестандартного количества, все время планирования производства, наладки оборудования и контроля дефектов. Производственный брак, связанный с наладкой оборудования, также должен быть включен в стоимость заказа, как и любой инструмент, который по тем или иным причинам становится непригодным (невостребованным) после каждого производственного цикла. В некоторых случаях необходимо искусственно завысить или занизить расходы по наладке оборудования. Если нельзя выполнить производственный график, используя EOQ, можно искусственно увеличить расходы на наладку оборудования, чтобы увеличить размеры партии и уменьшить время наладки в целом. Если имеет место избыточная мощность, можно искусственно занизить затраты по наладке оборудования – это увеличит время наладки в целом и уменьшит инвестиции в запасы. Идея заключается в том, что если нельзя сэкономить на оплате труда и накладных расходах на оборудовании, то имеет смысл воспользоваться возможностью снизить материальные запасы.

По большей части стоимость заказа – это трудозатраты на обработку заказа, однако сюда же можно включить и расходы на телефонные звонки, факсы, пересылку по почте, конверты и т.д.

ЗАТРАТЫ НА СОДЕРЖАНИЕ ЗАПАСОВ (CARRYING COST, HOLDING COST)

Затраты на содержание – затраты, связанные с формированием и хранением запасов – это все издержки, связанные с наличием запасов “на руках”. Они состоят из двух категорий: 1) стоимости инвестиций в запасы, 2) стоимости хранения. С точки зрения вычисления EOQ если количество запасов в наличии не влияет на стоимость хранения, то её не включают в затраты на содержание запасов. В формуле EOQ затраты на содержание запасов приведены на 1 единицу хранения в год. Ниже представлены основные компоненты затрат на содержание запасов.

1. Процентная ставка

Если бы деньги на приобретение запасов были взяты в долг, то процентная ставка была бы частью затрат на содержание запасов. В случае долговых обязательств по другим капиталовложениям можно использовать процентную ставку по этим кредитам, так как сокращение запасов высвободило бы средства, которые могут пойти на погашение кредитов. В случае отсутствия подобных обязательств, возможно, есть смысл определить, сколько можно заработать, если бы деньги инвестировали.

  • Страховка. Так как расходы на страхование непосредственно связаны с общей стоимостью запасов, их включают в затраты на содержание запасов.
  • Налоги. Если стоимость запасов облагается налогами, их также включают в затраты на содержание запасов.

2. Стоимость хранения.

Ошибки в вычислении затрат на хранение при внедрении EOQ – обычное дело. Как правило, компании берут все затраты, связанные со складом, и делят на среднюю величину запасов, чтобы определить процент затрат на хранение для вычисления EOQ. Это приводит к тому, что в стоимость хранения добавляют затраты, которые непосредственно не связаны с уровнем запасов, и не учитывают особенности хранения. Затраты на содержание запасов для вычисления EOQ должны включать только издержки, которые изменяются в зависимости от уровня запасов.

Складские площади, где осуществляются операции по подбору/упаковке продукции внутри выделенных для каждого товара зон, которые ограничены для эффективности сборки заказов и не предназначены для хранения запасов, не должны включаться в затраты на содержание запасов, так как изменение уровня запаса не влияет на величину затрат в этих зонах. В то время как зоны склада для хранения избыточного запаса должны учитываться в расчёте затрат на содержание запасов. Компании, использующие арендованные склады на нерегулярной основе для хранения запасов, должны включать их в расчёт целиком. Зоны разгрузки/выгрузки и зоны временного хранения обычно не включаются в вычисления стоимости хранения. Однако в случае появления дополнительного склада для хранения избыточных запасов необходимо включить в расчёт все зоны дополнительного склада, а также затраты на оплату труда, доставку запасов и расходов на перемещение материалов между складами.

Обычно стоимость хранения рассчитывают как процент стоимости запасов – возможно, необходимо разделать запасы на группы пропорционально занимаемому месту, чтобы верно оценить затраты на хранение. Например, только что открылся интернет магазин "Иванов&КоТоргуемВсем.ru". Подсчитали, что в целом ежегодные затраты на хранение составили 5% от средней стоимости запасов и провели на их основе расчёт EOQ. Расчёт показал, что средний запас как отдельно взятого программного обеспечения, так и 36 килограммовых мешков бетонной смеси равны 10,000$. Согласно EOQ стоимость хранения равна 500$ для среднего количества каждого из этих товаров несмотря на то, что программное обеспечение фактически занимает только 1-но палето-место, а бетонная смесь 75 палето-мест. Группировка этих товаров отнесла бы программное обеспечение в категорию с минимальными затратами на хранение (1% или меньше), а бетонную смесь к категории с предельными затратами на хранение (50%), которые позволят формуле EOQ работать правильно.

Есть ситуации, в которых вообще нецелесообразно включать затраты на хранение в расчёт EOQ. Если у компании есть избыточное место для хранения, которому нет другого применения, затраты на хранение можно не включать, т.к. дальнейшее сокращение запасов не даст большей экономии стоимости хранения. В то же время, учитывать затраты на хранение можно вновь, когда предприятие приблизится к необходимости расширения площадей для операционной деятельности.

Часть времени, затраченного на циклический подсчёт (инвентаризация), должна быть включена в расчёт затрат на содержание запасов. Также необходимо учесть затраты, которые зависят от изменения среднего уровня запасов. В случае с циклическим подсчётом необходимо добавить в расчёт время, затраченное на физический подсчёт, а не время на заполнение документов, ввод данных и перемещение между складами.

Другие расходы, которые могут быть включены в затраты на содержание запасов, – это факторы риска, связанные с устареванием (истечением срока годности), повреждением и хищением. Не следует принимать во внимание затраты, если они не являются прямым результатом изменения уровня запасов и недостаточно велики, чтобы изменить результаты уравнения EOQ.

Дополнения (Варианты)

Существует большое количество вариантов базовой модели EOQ. Наиболее распространённые дополнения перечислены ниже.

  • Логика понижения (дисконтирования) количества может быть запрограммирована для работы в связке с формулой EOQ, чтобы определить оптимальное количество заказа. Для этого большинство систем потребует дополнительного программирования.
  • Дополнительная логика может быть запрограммирована, чтобы определить максимальное количество для товаров, подвергающихся порче, или для предотвращения устаревание материалов, достигающих конечного срока годности.
  • В производстве для определения размера партии с очень длительным производственным циклом (недели или месяцы), а также если готовое изделие поступает в запас и потребляется/продаётся на протяжении всего производственного цикла, необходимо принять во внимание отношение производства к потреблению, чтобы более точно представлять средний уровень запасов.
  • Расчёт страхового запаса требует принять во внимание цикл заказа, которым управляет EOQ. В таком случае нужно учесть стоимость изменения уровня страхового запаса в формуле.

Способы реализации EOQ

Есть, прежде всего, два способа реализации EOQ. Оба способа требуют, чтобы связанные с EOQ затраты уже были определены.

Первый – настроить расчёт в электронной таблице, вручную вычислить EOQ для каждого товара и затем внести данные о размере заказа в систему управления запасами. Если рассматривать случай, где спрос и издержки стабильны и ассортимент не превышает 2 тысячи позиций, производя расчёт раз в год, то здесь метод электронной таблицы вполне подойдёт.

Второй — если же ассортимент превышает 2 тысячи позиций и/или спрос и издержки не стабильны, то есть смысл запрограммировать формулу EOQ в действующую систему управления запасами. Это позволит быстро пересчитывать EOQ по мере необходимости.

Можно также использовать комбинацию этих двух способов, загрузив данные в электронную таблицу или базу данных, выполнить расчёт и затем внести данные в систему управления запасами или вручную, или через соответствующий интерфейс. Какой бы метод не был выбран, следует придерживаться следующих правил:

  1. Проверить формулу. До момента внедрения необходимо проверить правильность алгоритма расчёта и настройки формулы. Запустите расчёт EOQ и затем вручную проверьте результаты, используя позиции товаров, которые являются наиболее показательными при изменениях по сравнению с прочими позициями запасов.
  2. Проверить результат. Необходимо провести симуляцию или использовать репрезентативную выборку товаров, чтобы определить, какое влияние вычисление EOQ оказывают на складскую площадь, поток денежных средств и операции в краткосрочной и долгосрочной перспективе. Значительное увеличение уровня запасов может быть физически невыполнимо. Если так, то можно временно приспособить формулу, пока не будут выполнены необходимые действия по организации дополнительных требований к хранению и сбалансировано влияние на поток денежных средств. Если результаты моделирования показывают падение уровня запасов и увеличение частоты заказа, возможно, придётся пересмотреть количество персонала, оборудования и изменить некоторые процессы, чтобы справиться с увеличившейся частотой заказа.
  3. Обновлять EOQ. Значения стоимости заказа и стоимости содержания запасов должны пересматриваться, по крайней мере, раз в год чтобы учесть изменения в процентных ставках, затратах на хранение и операционных расходах. Сюда же можно отнести расчёт общих затрат за год. Для этого можно использовать следующую формулу:

Общие затраты в год = [(ежегодное расход (или потребление) в штуках) / (размер заказа) (стоимость заказа)] + {[0.5 (размер заказа) + (страховой запас)] * (ежегодные затраты на содержание запасов за единицу)}.

Эта формула также очень полезна при сравнении коммерческих предложений от поставщиков, которые предлагают различные условия: минимальный размер заказа, разница в цене, время выполнения заказа, затраты на транспортировку и т.д.

Вычисление EOQ – точная наука. Если входные данные точны, результатом будет самый рентабельный размер заказа на основании текущих операционных затрат. Для последующего увеличения доходности запасов нужно снизить стоимость заказа. Электронные закупки, управляемые поставщиками материальные запасы, штрих коды и программы сертификации поставщика могут уменьшить затраты, связанные с обработкой заказа. Модернизация оборудования и изменения процессов могут уменьшить затраты, связанные с наладкой производства. Повышение точности прогноза и сокращение времени выполнения заказа, которое позволяет работать с меньшим страховым запасом, также приведёт к сокращению уровня запасов на складе.


______________________________________
1 JIT – just in time, точно вовремя.
TQM – total quality management, метод непрерывного повышения качества.
TOC – Theory of Constraints, теория ограничений.
MRP – Material Requirements Planning, планирование потребности в материалах.
2 Как правило в программах по управлению складскими запасами есть отчёт(ы) о поступлении материалов на склад, где позиции товаров представлены построчно.

22.09.2015 / 2317 / Загрузок: 0 / rpilipen /
Всего комментариев: 0
avatar
SixSigmaOnline.ru © 2009-2017            Хостинг от uWeb