Анализ полученных уроков (Lessons Learned)

Дурак учится на своих ошибках, умный – на чужих.

Народная мудрость

В ходе ведения проектов мы всегда получаем определенные уроки, которые составляют наш профессиональный опыт и формируют видение будущих проектов. Документация полученных уроков и формирование выводов проекта является важной частью процесса непрерывного улучшения.

Традиционно различают 5 стадий проекта:

1.      Инициализация

2.      Планирование

3.      Реализация

4.      Контроль

5.      Завершение

Стадия инициализации проекта включает изучение и анализ уроков предыдущих проектов. Цель – определить возможные риски для нового проекта и методы управления ними, использовать опыт предыдущих проектов для успешной реализации текущего, использовать идеи, предложения и выводы для повышения эффективности и прибыльности будущего мероприятия.

Стадии планирования, реализации и контроля связаны с решением практических задач. При выборе метода решения проблемы, особенно если решение требует дополнительных затрат, необходимо обоснование и уверенность в его эффективности. Базируясь на уроках предыдущих проектов, выбрать метод решения проблемы и предоставить обоснование выбора гораздо легче. Анализ уроков и выводов предыдущих проектов способен помочь проектной команде найти корневые причины возникших проблем или избежать их вообще.

Стадия завершения проекта включает подготовку архива проекта, в том числе и документального отчета о полученных уроках, выводах и т.д. Закрытие проекта технически невозможно без отчета по проделанной работе и сдаче архива. Таким образом, формирование выводов и анализ полученных уроков образуют существенное влияние на успех проекта.

ЧТО СЛЕДУЕТ ПОДРАЗУМЕВАТЬ ПОД ПОЛУЧЕННЫМИ УРОКАМИ?

Под полученными уроками (англ. Lessons Learned) следует понимать опыт, накопленный в ходе реализации проекта:

·         трудности, с которыми пришлось столкнуться

·         непредвиденные ситуации и риски

·         проблемы, которые неизбежно возникают при следовании плану проекта

·         провалы планирования

·         решения и действия, не принесшие должных результатов

·         успешные решения и дополнения к проекту

·         возможные способы повышения результативности проекта

Вся информация, которую следовало бы учитывать при инициации и планировании схожего проекта, все что поможет "не наступить дважды на одни грабли” должно быть отображено в отчете о полученных уроках. Отчет также должен содержать подробный анализ полученных уроков.

ФОРМИРОВАНИЕ ОТЧЕТА О ПОЛУЧЕННЫХ УРОКАХ

Фиксация полученных уроков и выводов проекта проводится непосредственно проектной командой под руководством лидера проекта. Отчет может быть сформирован проектной командой в произвольной форме, но организация вправе затребовать заполнение стандартного (для организации) шаблона. Смысл и результат не меняется от того, каким шаблоном будет пользоваться проектная команда при подготовке отчета о полученных уроках, но второй вариант может значительно ускорить процесс рассмотрения и утверждения всего архива проекта. Кроме того, при накоплении некоторого количества внедренных проектов и их архивов, становится очевидным, что использование стандартных методик формирования и шаблонов значительно облегчает управление и поиск нужной информации среди всего массива данных, и, в частности, среди задокументированных уроков.

Стандартизация процессов, в том числе и процесса документации уроков и выводов проекта, больше присущи организациям с развитой СМК и определенным опытом работы. Это совсем не означает, что небольшие или "молодые” организации не могут разработать свой "стандартный” шаблон для фиксации полученных уроков. Рассмотрим общую структуру построения отчета на примере файла "Отчет о полученных уроках”.

Структура документа:

1.      Описание документа

1.1.   Название

1.2.   Описание проекта

1.3.   Цель (разъяснение важности и смысла документации полученных уроков)

1.4.   Практическое руководство по использованию шаблона

2.      Полученные уроки

2.1.   Область/сфера применения

2.2.   Описание

2.3.   Классификатор (LL или L2L)

2.4.   Причины

2.5.   Последствия

2.6.   Рекомендации, замечания, полученные уроки

3.      Акт сдачи/приема отчета

3.1.   Основные факторы, повлиявшие на достижение целей

3.2.   Основные факторы, помешавшие выполнению целей

3.3.   Важная информация, не вошедшая в основной раздел отчета

3.4.   Подтверждение

Подробные правила заполнения отчета указаны в самом документе – на них мы отдельно останавливаться не будем. Тем не менее, хотелось бы остановиться на двух пунктах отчета: классификаторы LL и L2L и объеме информации, подаваемой в отчете.

Классификатор LL указывает на полученный опыт – урок; не зависимо позитивный этот урок или нет. Пункты, отмеченные данным классификатором, проектная команда рекомендует учитывать при внедрении последующих проектов. Классификатор L2L указывает на пункт, который проектная команда рекомендует принять к вниманию при разработке СМК организации. Основное отличие – применимость, полученного урока/опыта или актуальность. Пытаясь определить классификатор, задайте себе пару вопросов:

·         Актуален ли полученный опыт только для данного проекта?

·         Сталкивается ли организация с подобными ситуациями в ходе своей деятельности?

Второе, о чем следует поговорить – это информация, подаваемая в отчете. Объем информации всегда зависит от того, насколько серьезно проектная команда подошла к его заполнению. Тем не менее, организация сама может установить и стандартизировать критерии для этого. К примеру, в предлагаемом шаблоне "Отчет о полученных уроках”, каждая веха предполагает указание 5 основных полученных уроков. Можно ограничиться Top3 пунктами, а можно число уроков увеличить до 10 и более. Ограничение количества пунктов всегда сокращает информационный объем отчета, но, с другой стороны, оставляет лишь наиболее важные из полученных уроков и не загромождает отчет.

И самое главное: проект – это не только деятельность группы людей, направленная на решение конкретной задачи. Это также всесторонний анализ своей деятельности в разрезе всей организации. Вот почему отчет о полученных уроках составляет такую ценность и является неотъемлемой частью документации проекта.

21.06.2009 / 4924 / Загрузок: 0 / dmagic /
Всего комментариев: 0
avatar
SixSigmaOnline.ru © 2009-2017            Хостинг от uWeb