SIPOC – один из инструментов шести сигм и менеджмента качества, который используют для описания бизнес-процессов на топ-уровне (“с высоты птичьего полета”). Диаграмма SIPOC настолько плотно укоренилась в практике шести сигм, что практически ни один проект, будь то уровня зеленого или черного пояса, без нее не обходится. За годы деятельности нашего сайта удалось собрать множество примеров, рекомендаций и другой информации о SIPOC. Данный материал – первая попытка собрать все это воедино.

Содержание:

• SIPOC – что это такое и с чем его едят?
• Для чего нужна диаграмма SIPOC?
• 3 подхода к составлению диаграммы SIPOC
• Пример – заказываем кофе в Starbucks
• 2 варианта диаграммы SIPOC: простой и сложный
• Дополнительные составляющие – диаграмма SIRPORC
• Как составить SIPOC в Minitab Workplace?
• Как составить SIPOC в пакете “101 инструмент вашего проекта шести сигм”?
• Онлайн шаблон для составления диаграммы SIPOC
• Где скачать шаблоны и что еще почитать?

SIPOC – что это такое и с чем его едят?

Название диаграммы SIPOC – это аббревиатура от:

• Supplier – Поставщик
• Input – Вход(ы)
• Process – Процесс
• Output – Выход(ы)
• Customer – Заказчик или клиент

Иногда название инструмента указывают в обратном порядке – COPIS, – так как это лучше отражает порядок составления диаграммы, а на русском языке чаще всего можно встретить акронимы ПВПВЗ или ПВПВК – поставщик-входы-процесс-выходы-заказчик и поставщик-входы-процесс-выходы-клиент, соответственно.

Также выходы и входы процесса иногда обозначают в виде зависимых и независимых переменных. Входы процесса чаще всего обозначают переменной “X”, а выходы – “Y”. Таким образом, процесс можно представить в качестве функции зависимости (f) переменной “Y” от независимых переменных “X”:

Y = f(X₁,X₂…X_n) + ε

Математическое выражение, приведенное выше, также известно как основное уравнение шести сигм.

Для чего нужна диаграмма SIPOC?

Как уже было сказано в начале этой статьи, диаграмма SIPOC позволяет описать и представить любой процесс “с высоты птичьего полета”. Это очень полезно, когда:

• вы только знакомитесь с процессом, и упрощенное его представление даст вам много больше детализированного описания;
• важнее понять рамки (границы) процесса, чем сам процесс.

Представьте себе команду нового проекта шести сигм, которую собрал лидер на первом совещании. Скорее всего, это – сотрудники различных отделов и/или подразделений, которые обладают отдельными взаимодополняющими знаниями о той области или процессе, на которые будет нацелен проект. Каждый из них может по-разному представлять задачи проекта и масштабы работ: инженер будет думать о станках и настройках, сотрудник контроля качества – о контроле качества, а спонсор – вообще может ожидать решения всех проблем в организации…

Пока у каждого из них в голове свое понимание, это не проектная команда, а группа отдельных людей. SIPOC – это та штука, которая начнет объединять группу людей из разных отделов в команду с единым пониманием задач и области проекта шести сигм.

В проектах шести сигм диаграмма SIPOC чаще всего используют на первой стадии цикла DMAIC – Define (или определение) – для того, чтобы определить “рамки” проекта¹. С помощью SIPOC:

1. Устанавливают границы рассматриваемого процесса перед тем, как приступить к его измерению (Measure) и анализу (Analyze).
2. Достигают общего понимания области проекта у всех заинтересованных сторон. Что в эту область входит? Что не входит?
3. Визуализируют и документируют границы проекта, что помогает предотвратить в последующем возможное разрастание области проекта (scope creep).

Нарисовав SIPOC на доске или бумаге, лидер проекта, члены команды, спонсор и прочие заинтересованные стороны придут к общему пониманию и формальному соглашению. Каждый из членов команды может видеть, что упускал из виду или наоборот, что было лишним. Полученный результат понятен и визуален – в черепной коробке у лидера или спонсора этого не увидишь. Результат также удобен для формального согласования – то, что на словах сказано или записано в Project Charter² всегда можно исказить или интерпретировать по-своему. Чтобы не произошел “испорченный телефон”, чтобы устранить недоразумения, диаграмму SIPOC присоединяют к документации проекта шести сигм.

3 подхода к составлению диаграммы SIPOC

Существует по меньшей мере 3 подхода к тому, как составить диаграмму SIPOC. Давайте проведем небольшое исследование прямо на этой странице сайта. Ознакомьтесь с тремя подходами ниже и оставьте в комментариях номер того из них, который используете сами. Если вы используете другой подход – опишите его.

Подход 1. Начинайте заполнять SIPOC “справа”:

1. Определите заказчика или заказчиков.
2. Опишите продукты или услуги, которые он требует.
3. Приведите краткое описание процесса – 5-7 основных шагов.
4. Укажите основные входы процесса.
5. Приведите перечень ключевых поставщиков.

Подход 2. Начинайте заполнять SIPOC “слева”:

1. Приведите перечень поставщиков.
2. Укажите основные входы процесса.
3. Приведите описание процесса.
4. Укажите основные выходы процесса.
5. Определите заказчика или заказчиков.

Подход 3. Начните с процесса:

1. Определите границы процесса – где его начало, где его конец.
2. Установив границы, определите, что поступает на вход и что выдается на выходе.
3. Укажите поставщиков, которые предоставляют входы, и заказчиков, которые потребляют выходы процесса.
4. Вернитесь к п.1 и добавьте основные шаги процесса, чтобы описать его в общих чертах.

Какой из этих вариантов наиболее правильный? Какой использовать?

Помните про главную цель – определиться с областью проекта, понять, что является частью процесса, который будет рассматриваться именно в этом проекте, а что находится за его границами, описать эти границы с помощью входов и выходов, поставщиков и заказчиков. Все остальное – второстепенно. В том числе и порядок составления диаграммы, количество итераций и возвратов к тому или иному ее элементу. Заполняйте SIPOC в том порядке, в котором удобно команде, рисуйте, пока не достигните общего понимания и согласия, добавляйте и выкидывайте пункты, пока результат не будет удовлетворять все заинтересованные стороны.

И самое главное – не усложняйте диаграмму лишней информацией!

Пример – заказываем кофе в Starbucks

Представьте, что вы заказали кофе:

1. Заказчик – клиент кофейни или ресторана

Когда вы покупаете кофе, что вы ожидаете получить – каковы ваши требования? Вероятно, вы ожидаете получить горячий кофе достаточной крепости и, обязательно, с пенкой. Еще одна деталь – сервировка.

2. Выходы процесса – горячий кофе с пенкой, достаточной крепости, поданный в кофейной чашечке на блюдечке.

Что следует предпринять официанту, чтобы выполнить ваш заказ – каков процесс?

3. Краткое описание процесса – помол зерен, заварка кофе, сервировка.

Что для этого понадобится – какие продукты, т.е. входы процесса?

4. Входы – вода, кофейные зерна (сахар и сливки “по вкусу”).

Откуда все это взять – кто поставщик? Если в вашем городе несколько кофеен, то, возможно, есть свой небольшой склад.

5. Поставщики – склад.

Читаем диаграмму слева направо:

2 варианта диаграммы SIPOC: простой и сложный

Нет ничего настолько простого, что бы невозможно было услужить. И SIPOC тому не исключение. Пример выше максимально прост:

• В каждой колонке указаны только основные пункты: основные поставщики и заказчики, входы и выходы, операции процесса. Ничего не повторяется и не отвлекает.
• Все пункты записаны в произвольном порядке, так же как и рождаются в процессе мозгового штурма команды. Дополнительное время на структуризацию не затрачивается.
• Связки по строчкам между поставщиками, входами, этапами процесса, выходами и отдельными заказчиками нет – все входы попадают в один процесс и превращаются в перечень выходов.

Что если сделать с точностью до наоборот:

Получилось, с одной стороны, передать намного больше информации о процессе и вспомнить дополнительные детали. Такие как: поставщик воды, фракция помола… Пустые клетки не останутся без внимания. С другой стороны, мы даже не все перечислили, а диаграмма сразу же выросла в размерах и визуально воспринимается хуже. Чего только стоит дублирование информации: выходы одного этапа процесса, которые указываются во входах последующего, заказчики, которые одновременно являются поставщиками строкой ниже, и т.д. Можно было бы сказать, что такой способ является более логичным – расставляет все по полочкам. Однако совершенно не поддается логическому объяснению то, что мы упустили кофейную чашечку и блюдце на входе, но затем указали их в выходах последнего процесса.

Так зачем же может пригодиться этот более сложный способ, если плюсов от его использования на первый взгляд не видно?

Если вы не уверены в поддержке спонсора и ожидаете разрастание области проекта, то лучше подстраховаться и описать границы проекта всеми возможными и доступными способами. По моему мнению, это – основное преимущество, которое можно получить, пожертвовав простотой и наглядностью классической диаграммы SIPOC.

Дополнительные составляющие – диаграмма SIRPORC

Очень часто в классическую диаграмму SIPOC добавляют еще 2 элемента: требования ко входам и требования к выходам. В английском языке “требования” звучат как “requirements”, отсюда и 2 дополнительные буквы “R”, расширившие название до SIRPORC.

Несмотря на то, что аббревиатура кажется слишком длинной, чтобы ее запомнить, есть каламбур, который поможет вам с этим. SIRPORC читается также как и “Sir Pork”, что в переводе означает “сэр свин”. К сожалению, с аббревиатурой на русском так не получается. Выходит ПВТПВТЗ или ПВТПВТК… ну, в общем, язык сломать можно - не то, что запомнить.

Пример такой диаграммы с требованиями ко входам и выходам процесса мы рассмотрим ниже.

Как составить SIPOC в Minitab Workplace?

Если вы нарисовали диаграмму SIPOC от руки, то самый простой способ перенести ее в электронный вид – это отсканировать ваш эскиз. Разумеется, можно использовать такие программные продукты как MS Visio или “101 инструмент вашего проекта шести сигм”. Они помогут перенести вашу диаграмму в электронный вид и сделать ее редактируемой. Тем не менее, за этим “помогут перенести” кроется то, что вы заново создадите диаграмму – перерисуете SIPOC.

В более выгодном положении пользователи программного продукта Minitab Workplace, так как он позволяет:

• хранить и управлять всей проектной документацией в одном файле;
• интегрировать между собой документы проекта.

Чтобы создать диаграмму SIPOC в программе Minitab Workplace, создайте новый проект или просто кликните по пиктограмме SIPOC в главном меню:

Вы также можете добавить инструмент SIPOC к уже существующему проекту. Для этого:

1. В левой части окна программы – секция Project – кликните правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите Insert Tool, а затем – Form.
2. В появившемся окне найдите форму с названием SIPOC (как показано на рисунке ниже):

Стандартный шаблон состоит из трех секций: “шапки”, таблицы SIPOC и справки:

Первая и последняя секции в комментариях не нуждаются. Процесс заполнения секции с диаграммой SIPOC описан ниже на примере on-line тренингов шести сигм для желтых поясов, которые проводятся на нашем сайте.

Следуя рекомендациям программы, начнем с описания процесса. Тренинг желтых поясов проходит в несколько этапов: введение, определение (Define), измерение (Measure), анализ (Analyze), совершенствование (Improve), контроль (Control). Вы можете вписать все этапы процесса через запятую в одну ячейку или каждый этап в отдельную строку.

Чтобы добавить строку или несколько строк в таблицу:

1. Наведите курсор на соответствующую ячейку и нажмите на появившуюся кнопку “±”.
2. Затем выберите Add Row (добавить строку) и одну из доступных опций:
• Above (выше);
• Below (ниже);
• Multiple Rows (несколько строк).

Что поступает на выход? Новые знания, обученные специалисты (желтые пояса), а для команды сайта – обратная связь и отзывы. Что на входе? Очевидно, это – заявки на участие, учебная программа и материалы сайта, тесты. Добавляем требования, а также поставщиков и заказчиков.

Вот что у меня получилось после добавления требований, поставщиков и заказчиков:

Как составить SIPOC в пакете “101 инструмент вашего проекта шести сигм”?

Для составления диаграммы SIPOC в пакете “101 инструмент вашего проекта шести сигм” используйте инструмент №10 из папки Определения/Define. Выберите один из 5 вариантов диаграммы и заполните согласно рекомендациям выше:

Онлайн шаблон для составления диаграммы SIPOC

Кроме специализированных программ вроде Minitab Workplace и готовых шаблонов в пакете “101 инструмент вашего проекта шести сигм” диаграмму SIPOC можно найти во множестве других программных продуктов. Или самостоятельно нарисовать в офисных приложениях – таких как MS Visio или PowerPoint.

Вы также можете потренироваться в создании диаграммы SIPOC, воспользовавшись следующим онлайн-шаблоном. Заполните все ячейки с синим курсивом. Только не забудьте сохранить ваш результат – нажмите “Загрузить файл”, – иначе он пропадет после того, как вы закроете окно браузера.

Где скачать шаблоны и что еще почитать?

Вы также можете найти короткую презентацию о SIPOC в глоссарии нашего сайта и еще одну публикацию – “Инструменты описания бизнес-процессов в проектах 6 сигма” – в базе знаний. Скачать 5 шаблонов диаграммы SIPOC можно тут, а чтобы купить весь пакет “101 инструмент вашего проекта шести сигм”, перейдите по ссылке.

______________________________________
¹ Project scope или область проекта.
² Устав проекта – подробнее тут.