13.07.2010 | Добавил: dmagic | Просмотров: 1249
Бережливый email

Вы слышали поговорку: "Скажи мне – кто твой друг, и я скажу – кто ты”? Также, думаю, для вас не будет секретом, что существует немало вариаций этой поговорки. Все они указывают на связь между человеком, будь то его внешний вид или характер, и его стилем жизни, поведением и т.д.

Интересно, характер человека определяет его стиль жизни или стиль жизни определяет характер человека? У кого найдется ответ, не сей философский вопрос, напишите мне, ибо народная мудрость, в лице вышеуказанной поговорки, об этом умалчивает.

По мнению Джефри Заслоу (Jeffrey Zaslow) то, как человек управляет своим "почтовым ящиком” может многое о нем рассказать. В своей публикации ""Hoarders vs. Deleters: How You Handle Your Email Inbox Says a Lot About You”” (Плюшкин или чистильщик: Ваш почтовый ящик может многое рассказать о Вас) он рассказывает о двух крайностях, которые встречаются у большинства людей.

Переполненная непрочитанными сообщениями папка "Входящие” не обязательно означает, что Вы ленивы или только приступили к работе после длительного отпуска. Скорее всего, большинство этих сообщений не представляет ценности для Вас. Если Вы содержите почтовый ящик переполненным беспорядочно непрочитанными письмами, вполне возможно, что и в других отношениях порядку Вы предпочитаете суматоху.

С другой стороны, если Вы сортируете письма по папкам или удаляете их каждые 10 минут – это может означать, что Вы не обращаете внимания на нюансы. Рьяное стремление к порядку может отнимать уйму времени и энергии от других занятий, в том числе, и от Вашей семьи.

Мы обнаруживаем, что беспорядок в наших почтовых ящиках отражает беспорядок в наших домах, браках и чековых книжках
Джефри Заслоу

В современном обществе email может полностью заменить общение. Письмом "скидывают” поздравления, распоряжения, информацию общего назначения и конфиденциальные данные. 1000 входящих сообщений может означать, что Вы любите, когда все у Вас "под рукой”. Но, с другой стороны, насколько удобно Вам пользоваться таким массивом информации?

По мнению доктора Гринфилда (Dr. Greenfield) однозначно определить правила управления электронной почтой невозможно. Мы и цели, в которых мы используем электронную переписку, слишком разные для этого. Тем не менее, он считает, что наблюдение за почтовым ящиком может помочь лучше понять поведение человека в других сферах.

Специалисты считают, что хранить нужно только ту переписку, о которой Вы помните. Спешу Вас огорчить: эта цифра находится в районе 10 – 12 писем. Ровно столько, сколько поместится на экране монитора и не потребует прокручивать список.

Ну что же, попробую последовать совету специалистов. Посмотрим, что из этого выйдет.

А сколько писем в Вашем почтовом ящике?


UPD 27.07.2010: Наблюдения о бережливости email-а

Принялся наводить порядок в папке "Входящие”. Достижение намеченной цели – сократить количество писем до 10-12, заняло уйму времени. Мало того, что некоторые письма пришлось иногда перечитывать, так еще и куча дополнительных задач возникла из ниоткуда :)

Раньше отмечал все важные письма флажком, сейчас все, что находится в папке "Входящие” и есть важное, т.е. ожидает решения или требует участия. Получается, что обработка новых писем всегда оказывается приоритетной задачей, независимо от времени суток или количества других срочных задач.

Столкнулся с интересной особенностью нового способа управления перепиской. На работе я пользуюсь стандартным монитором 19”. Расширение экрана составляет 1280×1024 (или около того). Дома и во время поездок я использую лэптоп 13” с широкоформатным экраном. В результате, количество выполняемых задач варьирует в зависимости от формата монитора :)

    На самом деле, размер экрана служит не более чем удобным ориентиром. Для себя я принял решение ограничить количество заданий (они же письма, находящиеся во "Входящих”) десятью вне зависимости от того, за каким монитором я нахожусь.

Очень сложно установить оптимальный график пересмотра писем. Когда работаю за компьютером, то получается, что Outlook всегда перед глазами – приходится читать переписку по мере ее поступления, т.е. по одному-двум письмам. Выключение Outlook приводит к тому, что приходиться приниматься за "разгребание кучи” накопившихся писем.

Поиск информации (требуемого письма) значительно упростился. Задача либо не закончена и, соответственно, вся переписка находится во входящих сообщениях, либо задача уже выполнена и, соответственно, письмо находиться в соответствующем архиве/каталоге.

Заметка будет обновляться (по мере потребности) наблюдениями из моей практики. Но, если Вам есть что добавить, пишите в комментарии. Буду очень рад услышать Ваши советы, рекомендации, критику.


UPD 16.08.2010: Бережливый email. Часть вторая

Прошло около месяца с тех пор, как я ограничил количество писем в папке почтового ящика "Входящие". Несмотря на столь короткое время эксперимента, спешу отчитаться о его результатах. Как говориться, "пока не началось”:)

Для эксперимента я использовал свой корпоративный мейл и программу MS Outlook 2007, почтовый ящик администратора сайта в системе gmail и домашний почтовый ящик в системе mail.ru.

Сразу скажу, что в последнем случае эксперимент не удался так как, во-первых, домашний почтовый ящик не подписан на разного рода рассылки и используется только как архив писем родных и близких друзей. Среди этих писем нет ни заданий, ни договоренностей, их не нужно сортировать, а самое важное – писем приходит гораздо меньше, чем в двух оставшихся случаях. Во-вторых, в анкетных данных указано минимум информации об интересах, увлечениях, роде деятельности и т.д, что в значительной степени понижает вероятность появления в почтовом ящике ненужной информации. В-третьих, фильтры почтового ящика уже были настроены таким образом, что спам автоматически удалялся.

Конечно же, время от времени некоторые письма могут попадать в папку "Сомнительные" или просачиваться во "Входящие”, но количество таких писем за время эксперимента составила 2. В первый раз я воспользовался опцией "пожаловаться на спам". К сожалению, эффективность этой фиччи оставляет желать лучшего, поэтому при повторном появлении письма во входящих, был создан новый фильтр. Теперь "самые выгодные предложения этого лета” больше не будут беспокоить.

Корпоративный мейл и MS Outlook – это область, в которой мне удалось достичь наибольших результатов, хотя есть куда двигаться в будущем. На сортировку всех писем в рабочей обстановке у меня ушло более чем полдня. Зато на протяжении месяца максимальное количество писем сохраняющихся во входящих составило 12. В среднем же их число не превышает 8-10.

Ниже приводятся некоторые показатели до и после наведения порядка в почтовом ящике:

Итак, в общих чертах о внесенных изменениях:

  1. Все письма из папки "Входящие” были перенесены или удалены
  2. Не нужные папки с письмами, а также все письма из папки "Корзина”, "Черновики” и "Нежелательная почта” удалены
  3. Несколько папок я заархивировал (вся переписка доступна, но, тем не менее, не фигурирует в почтовом ящике и не занимает пространство на диске)
  4. Все непрочитанные письма и письма, отмеченные к выполнению, были пересмотрены – большинство из них удалено

Из видимых результатов, могу отметить, что Outlook начал работать намного шустрее при поиске почты или открытии папок.

Тем не менее, мне не удалось решить проблему с информационной рассылкой – масса писем (процентов 40-45 от общего количества) приходит каждый день. Все сообщения несут полезную информацию, но не настолько, чтобы ее считать необходимой и обязательной к прочтению. Отказаться от этой рассылки, фильтровать или заблокировать было бы неосмотрительно. И все же, большинство таких писем просматриваются лишь по названию и перенаправляются без прочтения в определенную папку.

Мой почтовый ящик администратора сайта тоже претерпел немало изменений. В частности, я могу выделить настройку фильтров спама и создание структуры папок для классификации писем. Благодаря этому, в папке "Входящие” количество писем сократилось до 4. Также я отписался от всей ненужной рассылки, что позволило сократить ежедневное количество писем в пять! раз.

С другой стороны, структура папок, созданная для классификации писем, была изменена в течение месяца 3 раза. Да и сейчас остается все еще не очень удобной и однозначной. Т.е. тут еще есть над чем поработать.

Не могу констатировать тот факт, что упорядочивание почтового ящика принесло всеобщий порядок в жизни (или чековой книжке), также не буду утверждать, что повысил эффективность своей работы. Могу только сказать, что новый (по крайней мере, для меня) способ управления почтой более удобен, чем прежний и уж наверняка могу дать совет поэкспериментировать над своим почтовым ящиком.


UPD 27.07.2011: Бережливый e-mail. Часть третья

Если Ваш телефон позволяет просматривать электронную почту, то, вероятно, Вы уже заметили, что при отправке писем он добавляет следующую подпись: “Отправлено с…”. Встроенный почтовый клиент, чаще всего дает возможность настроить подпись для писем, отправляемых с мобильного устройства. Однако, стандартная подпись, содержащая полное имя, должность, адрес, номера всевозможных телефонов, факсов и чего-то там еще не удобна ни для отправителя, ни для получателя.

В поисках альтернативной подписи более изящной и не столь тривиальной я нашел заметку The Worst Email Habits and Annoyances You Should Avoid (or At Least Be Aware Of), в которой описываются нелепые e-mail привычки. Заметка довольно увлекательная и дает повод задуматься. Кстати говоря, существует и перевод: Самые нелепые e-mail привычки.

В заметке говорится, что эта самая подпись “Отправлено с…” (моего улётного аппарата, поддерживающего сети 3G и обладающего 10 МЕГА пиксельной камерой) не в шутку раздражает многих адресатов. В особенности эта опция касается iPhon-ов и BlackBerry-девайсов. Как и многих, меня тоже раздражают письма с подписью типа отправлено с (модель и описание характеристик) телефона.

    Nausher Cholavaram: “отправлено с моего iPhon-а лучше заменить на айНабрано айПальцами”

С другой стороны, подпись, оповещающая адресата, что письмо отправлено с помощью телефона, должна предупредить его о том, что Ваши возможности ограничены: Вы находитесь за пределами офиса и, возможно, не можете ознакомиться с вложенными документами.

Таким образом, совсем исключать подпись из писем, отправленных с мобильного я не стал, однако заменил стандартную фразу на: “Sorry for typo. Sent from my mobile” (Извините за опечатки. Отправлено с мобильного). Кстати говоря, в вышеупомянутой заметке также был предложен похожий вариант:

    "Sent from my mobile. Please excuse the brevity, spelling and punctuation." (Отправлено с мобильного. Извините за краткость, орфографию и пунктуацию)
5S / 13.07.2010 | Просмотров: 1249 | Добавил: dmagic | Всего комментариев: 0 / Теги: бережливое производство, 5s
ПОХОЖИЕ МАТЕРИАЛЫ


  Добавить комментарий
avatar
SixSigmaOnline.ru © 2009-2017            Хостинг от uWeb