16.08.2010 | Добавил: dmagic | Просмотров: 1074
Бережливый email. Часть вторая

Прошло около месяца с тех пор, как я ограничил количество писем в папке почтового ящика "Входящие". Несмотря на столь короткое время эксперимента, спешу отчитаться о его результатах. Как говориться, "пока не началось”:)

Для эксперимента я использовал свой корпоративный мейл и программу MS Outlook 2007, почтовый ящик администратора сайта в системе gmail и домашний почтовый ящик в системе mail.ru.

Сразу скажу, что в последнем случае эксперимент не удался так как, во-первых, домашний почтовый ящик не подписан на разного рода рассылки и используется только как архив писем родных и близких друзей. Среди этих писем нет ни заданий, ни договоренностей, их не нужно сортировать, а самое важное – писем приходит гораздо меньше, чем в двух оставшихся случаях. Во-вторых, в анкетных данных указано минимум информации об интересах, увлечениях, роде деятельности и т.д, что в значительной степени понижает вероятность появления в почтовом ящике ненужной информации. В-третьих, фильтры почтового ящика уже были настроены таким образом, что спам автоматически удалялся.

Конечно же, время от времени некоторые письма могут попадать в папку "Сомнительные" или просачиваться во "Входящие”, но количество таких писем за время эксперимента составила 2. В первый раз я воспользовался опцией "пожаловаться на спам". К сожалению, эффективность этой фиччи оставляет желать лучшего, поэтому при повторном появлении письма во входящих, был создан новый фильтр. Теперь "самые выгодные предложения этого лета” больше не будут беспокоить.

Корпоративный мейл и MS Outlook 2007 – это область, в которой мне удалось достичь наибольших результатов, хотя есть куда двигаться в будущем. На сортировку всех писем в рабочей обстановке у меня ушло более чем полдня. Зато на протяжении месяца максимальное количество писем сохраняющихся во входящих составило 12. В среднем же их число не превышает 8-10.

Ниже приводятся некоторые показатели до и после наведения порядка в почтовом ящике:

Итак, в общих чертах о внесенных изменениях:

  1. Все письма из папки "Входящие” были перенесены или удалены
  2. Не нужные папки с письмами, а также все письма из папки "Корзина”, "Черновики” и "Нежелательная почта” удалены
  3. Несколько папок я заархивировал (вся переписка доступна, но, тем не менее, не фигурирует в почтовом ящике и не занимает пространство на диске)
  4. Все непрочитанные письма и письма, отмеченные к выполнению, были пересмотрены – большинство из них удалено

Из видимых результатов, могу отметить, что Outlook начал работать намного шустрее при поиске почты или открытии папок.

Тем не менее, мне не удалось решить проблему с информационной рассылкой – масса писем (процентов 40-45 от общего количества) приходит каждый день. Все сообщения несут полезную информацию, но не настолько, чтобы ее считать необходимой и обязательной к прочтению. Отказаться от этой рассылки, фильтровать или заблокировать было бы неосмотрительно. И все же, большинство таких писем просматриваются лишь по названию и перенаправляются без прочтения в определенную папку.

Мой почтовый ящик администратора сайта тоже претерпел немало изменений. В частности, я могу выделить настройку фильтров спама и создание структуры папок для классификации писем. Благодаря этому, в папке "Входящие” количество писем сократилось до 4. Также я отписался от всей ненужной рассылки, что позволило сократить ежедневное количество писем в пять! раз.

С другой стороны, структура папок, созданная для классификации писем, была изменена в течение месяца 3 раза. Да и сейчас остается все еще не очень удобной и однозначной. Т.е. тут еще есть над чем поработать.

Не могу констатировать тот факт, что упорядочивание почтового ящика принесло всеобщий порядок в жизни (или чековой книжке), также не буду утверждать, что повысил эффективность своей работы. Могу только сказать, что новый (по крайней мере, для меня) способ управления почтой более удобен, чем прежний и уж наверняка могу дать совет поэкспериментировать над своим почтовым ящиком.

5S / 16.08.2010 | Просмотров: 1074 | Добавил: dmagic | Всего комментариев: 0 / Теги: бережливое производство, 5s
Всего комментариев: 0
avatar
SixSigmaOnline.ru © 2009-2017            Хостинг от uWeb