29.08.2016 | Добавил: OleshkoV | Просмотров: 1325
Цикл знаний. Часть 1.

В природе большинство процессов циклично. И в организациях тоже. Пожалуй, самым известным примером цикла в бизнес-практике является PDCA (колесо Деминга-Шухарта). В управлении знаниями тоже есть свой цикл – the knowledge cycle – цикл знаний.

В этой части статьи мы рассмотрим подробнее первые два этапа.

ЭТАП 1. СОЗДАНИЕ ЗНАНИЙ

Из каких источников организация получает знания? Можно выделить 2 типа источников:

  1. Внешние источники: опыт вновь принятых в компанию сотрудников, книги и публикации в СМИ, тренинги, семинары, конференции, знания и опыт консультантов, работающих с компанией.
  2. Внутренние источники: опыт сотрудников, накапливаемый ими в процессе решения рабочих задач или реализации проектов, анализ данных (финансовых, маркетинговых), НИОКР (научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы).

Каким образом мы приобретаем знания из этих источников? Прежде всего, в ходе обучения, которое может быть:

  1. формальным;
  2. неформальным.

Формальное обучение подразумевает передачу структурированной определенным образом информации в ходе организованного учебного процесса. Это может быть повышение квалификации на курсах и тренингах, обучение в ВУЗе, прослушивание докладов на семинарах и конференциях, чтение книг.

Неформальное обучение не имеет четкой структуры и, как правило, происходит спонтанно. Например, это может быть обмен опытом с коллегами в ходе общения («болтовня возле кофе-машины»), наставничество (если оно не формализовано в рамках процесса адаптации персонала), общение с консультантами и т.д.

Часть знаний фиксируется сотрудниками в документах: должностных и рабочих инструкциях, описании бизнес-процессов, отчетах (о проектах, маркетинговых исследованиях, анализе рекламаций потребителей и т.п.), карточках клиентов в CRM-системе, технических спецификациях и чертежах, рекламных материалах. Все остальное знание хранится лишь в головах сотрудников. Главная задача управления знаниями на этом этапе цикла – найти и зафиксировать критически важные для организации знания.

Зафиксировать знания можно в различных формах:

  • письменные документы в электронном и бумажном виде;
  • визуализация: майнд-мэпы, инфографика, арт-скрайбинг, комиксы;
  • аудио-подкасты;
  • видеофайлы (видеолекции, интервью с участниками событий, видеоинструкции выполнения работы и т.п.);
  • физические объекты (например, образцы брака в цехе – это тоже способ зафиксировать знания о том, какие изделия необходимо отбраковывать).

ЭТАП 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ЗНАНИЙ

Когда знания зафиксированы (в документах и/или базе знаний компании), важно организовать их таким образом, чтобы облегчить доступ к ним и обеспечить возможность быстрого удобного поиска. Т.е. организация знаний сводится к:

  1. структурированию знаний;
  2. хранению знаний.

Для хранения знаний используются:

  • банальные библиотеки (на старых предприятиях еще сохранились так называемые техархивы, в которых хранятся не только книги, но и чертежи, отчеты и прочая техническая документация);
  • базы данных (например, внутри CRM и ERP-систем, систем документооборота);
  • специально созданные хранилища знаний как часть Интранета (внутреннего корпоративного портала), который может быть организован с использованием различного программного обеспечения (какого именно – тема отдельного разговора).

То, насколько популярным будет ваше хранилище знаний у сотрудников компаний, зависит от того, как хорошо вы структурируете внутри него информацию. Хорошая система классификации – главный атрибут удачной системы управления знаниями. Система классификации должна быть:

  • гибкой и легко изменяемой;
  • простой и понятной;
  • подотчетной, т.е. она должна содержать указание собственника знаний и их источника.

Скорее всего, ваша классификация будет состоять из нескольких уровней – постарайтесь, чтобы их было не очень много. Удобно, когда между документами есть перекрестные гиперссылки (как в Википедии).

Организуя хранилище знаний, ответьте себе на следующие вопросы:

  • В какой форме будут храниться документы?
  • Кто будет вносить в хранилище новые документы? Будет ли кто-то их редактировать перед внесением?
  • По какому принципу вы будете отбирать самые ценные знания для вашего хранилища?
  • Кто будет отвечать за обновление документов и архивирование старых версий?
  • Каким образом потенциальные пользователи будут уведомляться об обновлении хранилища знаний?
  • Насколько легко получить доступ к хранилищу? Например, есть ли ярлык хранилища знаний на рабочем столе каждого компьютера в офисе?
  • Будут ли ограничения к доступу информации внутри хранилища (например, в зависимости от занимаемой должности)?
  • А что у вас с информационной безопасностью? Каким образом будут учтены требования политики информационной безопасности вашей компании?

Обдумайте ответы на все вопросы, определитесь с техническим способом организации хранилища, создайте верхний уровень классификации и начинайте потихоньку заполнять базу. По мере продвижения вперед будет проясняться структура нижних уровней классификации.


NB. Наш сайт sixsigmaonline.ru – тоже одно большое хранилище знаний. За 7 лет своего существования его структура неоднократно менялась. Последние изменения, коснувшиеся структуры блога, были внесены совсем недавно в ответ на потребность разделить публикации по разным темам. Так что не надейтесь создать одну структуру хранилища раз и навсегда – скорее всего, у вас не получится :-)



OleshkoV

Автор: Олешко Виктория, бизнес-тренер, консультант, главный редактор сайта SixSigmaOnline.ru. Автор книги “Управление знаниями: коротко о главном” и блога “Управление знаниями”.

Хотите узнать больше об управлении знаниями? Присоединяйтесь к группе на facebook.

Есть вопросы по управлению знаниями? Интересует корпоративное обучение? Пишите или обращайтесь через мой профиль в сети LinkedIn.

Управление знаниями / 29.08.2016 | Просмотров: 1325 | Добавил: OleshkoV | Всего комментариев: 0 / Теги: Управление знаниями
Всего комментариев: 0
avatar
SixSigmaOnline.ru © 2009-2017            Хостинг от uWeb