07.09.2016 | Добавил: OleshkoV | Просмотров: 653
Личный информационный менеджмент: 3 шага от хаоса к порядку
    «Пожалуйста, простите за беспорядок, но мы здесь живем»

Подобная табличка на двери дома вызывает улыбку – мило и забавно. Но потом я задумалась – почему, собственно, если в доме живут, значит там обязательно беспорядок? Беспорядок как признак наличия жизни в доме.

До того момента, как в нашей семье появились дети, проблема беспорядка меня не волновала вообще. Потому что был порядок. Но с появлением первого ребенка порядок был нарушен, а с появлением второго беспорядок накрыл наш дом как цунами. Тем более что когда младшей дочери не было еще и года, нам пришлось спешно переехать в другой город и поселиться на съемной квартире, что очень усложняет процесс поддержания порядка.

Но по своей природе я – Мальвина. Беспорядок меня угнетает, лишает меня творческой энергии и вообще всячески мне мешает. Поэтому я с ним борюсь. Не очень успешно, если честно, т.к. всех остальных членов семьи такое положение дел вполне себе устраивает. А что может сделать одна Мальвина против трех Буратин? Однако в процессе непрерывной борьбы я осознала несколько простых истин:

  1. Беспорядок возникает от избытка вещей. Вроде бы очевидная вещь, но все равно как же сложно расставаться с хламом! А тем более не хламом, а хорошими вещами, которыми ты просто не пользуешься.
  2. Беспорядок возникает от отсутствия отдельного места для хранения каждой конкретной вещи. Если у вещи нет места – она гарантированно будет валяться где попало.
  3. Беспорядок поддерживается отсутствием рутин. Для того, чтобы был порядок, нужно иметь привычку класть все на свои места, сразу после еды мыть посуду и вытирать крошки со стола, тут же вытирать пол, если что-то разлилось или рассыпалось.

Именно поэтому так мало порядка в доме, где есть дети: а) с их появлением дом накрывает лавиной игрушек и одежды, из которых дети очень быстро вырастают, и эти вещи становятся хламом; б) из-за постоянного обновления вещей за ними труднее закрепить место; в) у детей еще не сформированы рутины, а разлитого-рассыпанного становится в разы больше.

А какое отношение все это имеет к управлению знаниями, спросите вы? Прямое. Представьте, что вещи – это информация. Тогда мир вокруг вас – это огромный дом многодетной семьи. Информация постоянно обновляется и множится, как игрушки и детские вещи, и вы тонете в ней и спотыкаетесь об нее, разбросанную по всему Интернету. Вот вы на что-то наступили – о, класс! Какая ценная мысль! Она обязательно пригодится мне в следующей статье (при реализации следующего проекта, на совещании на следующей неделе и т.п.) Сохраню-ка я себе ссылочку. Уходите дальше и благополучно забываете о том, что сохранили.

Плохая новость – дальше будет хуже. Количество информации будет возрастать в геометрической прогрессии. Хорошая новость - к этому можно приспособиться. Что же можно сделать с информационным хаосом вокруг вас?

  1. Ограничить избыток информации:
    • Уберите из своей жизни телевизор. Он – источник нерегулируемого потока информационного хлама. Нужную вам информацию можно получить в Интернете тогда и в таком объеме, в котором нужно именно вам. Развлекательный контент найдете там же.
    • Не читайте ленты новостей (если только это не входит в круг ваших должностных обязанностей). Выберите информационный ресурс, которому доверяете, и читайте дайджесты на нем.
    • Подписывайтесь на рассылки только в крайнем случае – когда вам действительно важно следить за этим информационным ресурсом. Отписывайтесь от рассылки сразу, как только информация перестала быть актуальной для вас.
    • Ограничьте информацию, получаемую из соцсетей. Аккуратно подходите к вопросу подписки на страницы, не позволяйте другим людям без вашего разрешения включать вас в группы. Сделайте собственный дайджест – несколько страниц/контактов, которые вы будете регулярно просматривать, а ленту игнорируйте.
    • Если слишком страшно пропустить что-то важное в ленте, ограничьте время просмотра и не читайте посты сразу: все, что зацепило внимание, сохраняйте, а вернетесь к этому позже (выделите для этого отдельное время).
    • Научитесь бросать неинтересные книги, не дочитывая их до конца. Для меня это очень сложный навык, т.к. мое подсознание воспринимает недочитанную книгу как незавершенное дело, что вызывает постоянное чувство дискомфорта. Мне помогает фраза Алены Ивановой, управляющего директора BOtaN: «Книг много, а я одна».
    • Пользуйтесь рекомендациями книжных сомелье при составлении списка книг для прочтения, а также ресурсами вроде Smart Reading для быстрого ознакомления с содержанием книг.
  2. Структурируйте сохраняемую информацию:
    • Прочтя какую-то заметку или статью, посмотрев обучающее видео, задайте себе вопрос: «Какие ключевые, новые для меня, мысли здесь содержатся?» Возможно, никаких. Тогда просто забудьте и идите дальше. Если же такие мысли есть, решите, как вы их зафиксируете. Возможные варианты:
      • выписать в специальный блокнот;
      • внести в специальный файл на компьютере;
      • положить статью/видео в закладки в браузере; сохранить всю статью/видео целиком в соответствующую папку на компьютере или в облаке;
      • написать пост для соцсети или блога (тройная выгода: и ссылку сохранили, и появившиеся мысли по теме «причесали», и с друзьями поделились).
    • Воспользуйтесь советами Лайфхакера для организации электронной библиотеки (смотрите здесь и здесь) и бумажной библиотеки (вот здесь).
    • И для продвинутых пользователей – OneNote или Evernote в помощь. Кстати, на Amazone есть недорогая книга «Organize Your Brain: Personal Knowledge Management Essentials», в которой вы найдете советы, как лучше использовать эти 2 инструмента.
  3. Заведите рутины:
    • Выделите отдельное время в своем расписании на просмотр почты и соцсетей, чтение книг, интернет-серфинг. И старайтесь придерживаться этого времени! Поначалу это трудно, но рутина – на то и рутина. После того, как привычка сформирована, она становится второй натурой. Если самостоятельно следить за временем трудно – ставьте будильник.
    • Составляйте список книг к прочтению и резервируйте время на их чтение.
    • Раз в полгода-год выделяйте время на «генеральную уборку» закладок в браузере и файлов на компьютере. Удобно использовать правило «трех корзин». Все файлы/закладки делите на 3 корзины: «оставить» (это мысленная корзина – в нее файлы/закладки передвигать не нужно), «удалить», «разобрать позже» - для файлов, в которых сомневаетесь. По окончании уборки еще раз просматриваете содержимое корзины «удалить» - и, собственно, жмете клавишу «Del». А вот к корзине «разобрать позже» вернитесь через месяц. Те файлы/закладки, которые вам в течение месяца не понадобились, удаляйте.

Знаю, знаю – такая системность пугает до дрожи в коленках (как генеральная уборка в доме с детьми), поэтому лучше возьмите пару советов из списка выше и начните их применять. Жизнь станет немножко проще, а потом можно двигаться дальше.



OleshkoV

Автор: Олешко Виктория, бизнес-тренер, консультант, главный редактор сайта SixSigmaOnline.ru. Автор книги “Управление знаниями: коротко о главном” и блога “Управление знаниями”.

Хотите узнать больше об управлении знаниями? Присоединяйтесь к группе на facebook.

Есть вопросы по управлению знаниями? Интересует корпоративное обучение? Пишите или обращайтесь через мой профиль в сети LinkedIn.

Управление знаниями / 07.09.2016 | Просмотров: 653 | Добавил: OleshkoV | Всего комментариев: 0 / Теги: Управление знаниями, 5s
Всего комментариев: 0
avatar
SixSigmaOnline.ru © 2009-2017            Хостинг от uWeb