Вам приходилось когда-нибудь участвовать в дискуссии с участием фасилитатора? Фасилитатор – это такой волшебный человек, который есть и которого как бы нет. Его задача – создать такую атмосферу в группе, чтобы каждый участник максимально раскрылся и внес в обсуждение столько, сколько сможет. И когда каждый участник выложится полностью, группа придет к тому результату, на который сейчас максимально способна. Этим результатом может быть список проблем или пути решения этих проблем, стратегический план или план программы проектов… Да много чего еще. Без фасилитатора группа тоже может достичь такого результата, но на это уйдет больше времени и нервов участников. Ссоры, взаимные обвинения, хождение по кругу с заходом в тупики – все эти проблемы смягчает и устраняет фасилитатор. Но при этом основной вклад все же делает группа своей работой. Поэтому часто роль фасилитатора не до конца группе ясна. Хотя на самом деле создать правильную атмосферу для эффективной дискуссии бывает ой как непросто!

А какое отношение фасилитаторы имеют к управлению знаниями? Самое прямое. Среди инструментов управления знаниями немало таких, которые невозможно эффективно использовать без привлечения фасилитатора. Сегодня мы открываем цикл заметок, посвященных этим инструментам. И начнем мы с совещания коллег.

Совещание коллег (англ. Peer Assist) – инструмент, который используется на этапе «Обучение ДО». Перед вами стоит какая-то сложная задача, которую нужно решить. Или вы собираетесь запустить какой-то непростой проект. В ваших интересах собрать как можно больше информации от тех, кто уже когда-либо сталкивался с такой проблемой или реализовывал похожий проект. Нужно найти этих людей и пригласить их на совещание, где вы сможете собрать максимум информации из первых уст. Чем более разнообразным опытом обладают участники такого совещания, тем больше шансов составить максимально полную картину или найти эффективное решение.

В чем заключается роль фасилитатора на таком совещании?

1. Обеспечить комфортную среду для общения малознакомых или вовсе незнакомых между собой людей.
2. Разговорить «молчунов» - обеспечить условия, в которых будут высказываться не только самые активные участники, но и «скромняги», сидящие по углам. Если они молчат, это не значит, что им нечего сказать. Как правило, у них припасено несколько очень ценных мыслей.
3. Структурировать дискуссию – задавать правильные вопросы, записывать ответы, помогать формулировать выводы.
4. Помогать группе выходить из тупиков дискуссии.
5. Следить за соблюдением временных рамок.

Помимо участия фасилитатора, важными факторами успеха совещания коллег являются следующие моменты:

• Четко сформулированная цель встречи и формат, в котором должен быть оформлен результат.
• Правильно подобранные участники встречи (те, которым действительно есть что сказать по теме).
• Достаточное количество времени для работы группы.

В следующей заметке мы рассмотрим разбор полетов (After Action Review).

Автор: Олешко Виктория, бизнес-тренер, консультант, главный редактор сайта SixSigmaOnline.ru. Автор книги “Управление знаниями: коротко о главном” и блога “Управление знаниями”. Хотите узнать больше об управлении знаниями? Присоединяйтесь к группе на facebook. Есть вопросы по управлению знаниями? Интересует корпоративное обучение? Пишите или обращайтесь через мой профиль в сети LinkedIn.