01.03.2017 | Добавил: dmagic | Просмотров: 741
10 инструментов бережливых шести сигм для управления знаниями

Lean Six Sigma и управление знаниями (Knowledge management) не то чтобы шли нога в ногу – скорее, одно без другого не может существовать. С одной стороны, бережливое производство нам твердит, что культура должна строиться на передаче и распространении знаний, умений и лучших практик, а шесть сигм непрерывно совершенствует и стандартизирует своды знаний для подготовки эффективных problem solver-ов. С другой – управление знаниями заимствует массу инструментов из бережливых шести сигм и очень часто активно развивается именно в этом направлении.

Именно потому читателям нашего сайта предлагается обширнейшая база материалов как по бережливому производству и шести сигмам, так и по управлению знаниями. Именно поэтому мы создали для вас новый блог – Управление знаниями, –и именно поэтому я решил написать для вас эту заметку.

Уверен, размышляя над тем, как передавать знания и умения, вы не раз сталкивались с эффективностью матриц подготовки сотрудников (Skills Matrix или шахматка знаний). Что может быть лучше простого и визуального инструмента, который говорит нам: какие навыки у нас на смене доступны, какие доступны в ограниченном количестве и кто в какой степени владеет тем или иным процессом? Это ли не широко распространённый инструмент бережливого производства? Это ли не один из основных инструментов управления знаниями?

Вы удивитесь, но таких инструментов гораздо больше. И даже еще больше, чем вы сейчас себе представили. Тем не менее, существует по меньшей мере 10 инструментов бережливого производства и шести сигм, которые помогут вам эффективно управлять знаниями в вашей организации.

Поехали!

1. Отчет о проекте

Внедрение проекта бережливых шести сигм – это действие, которое добавляет ценность. Результатом внедрения проекта являются: улучшенный процесс, сокращение затрат, повышение конкурентоспособности и т.д. Отчет о проекте ничего из вышеперечисленного не принесет и не добавит. Единственное, чем нам поможет отчет о проекте – это задокументировать, сохранить и передать знания как можно большему количеству людей.

Какой бы формат отчета вы не использовали – Kaizen Blitz, A3, DMAIC, DMADV, – вы не сможете улучшить сам проект. Все, что вам удастся с его помощью – это поддержать процесс управления знаниями в вашей организации.

Подготовка отчета уже не кажется такой бережливой, как прежде? Отсюда вывод: готовя отчет о проекте, позаботьтесь, чтобы он выполнял свою функцию: рассказывал и учил, каким образом можно достичь результатов. Т.е. был информативен, доступен и понятен.

2. Устав проекта (Project Charter)

Еще задолго до того, как появится первая версия отчета о проекте шести сигм, чаще всего лидер проекта готовит устав. Это простой документ, в котором собраны важнейшие данные для начала проекта:

  • цели и задачи;
  • перечень членов проектной команды, участников и пользователей;
  • оценка необходимых ресурсов, инвестиций и ожидаемых результатов;
  • оценка продолжительности проекта (дату начала и завершения);
  • метрики.

От решения, которое примет руководство организации, рассмотрев этот документ, зависит, быть проекту или не быть. А от того, доступен ли устав проекта, зависит, сколько людей знает о деталях проекта. От этого также зависит, возможна ли передача проекта другому лидеру или все лидеры проектов должны работать без выходных и больничных.

3. Блок-схема процесса (Process Flow Diagram)

В любой организации есть масса процедур и рабочих инструкций. Кто носит весь этот объем знаний в голове? Кто его регулярно перечитывает? Да никто! Мы просто опрометчиво предполагаем, что написанное в документе будет служить для сотрудников однозначным базисом для выполнения работы.

На самом же деле, каждый сотрудник прочтет и запомнить процедуру с присущей только ему креативностью. И будет верить, что его понимание процесса верно. И, что нередко происходит, будет убеждать в своей точке зрения менее настойчивых коллег. Вот как-то так в организациях и возникают нигде никем не написанные процессы, которых все придерживаются. Просто потому, что все привыкли так делать.

Блок-схема процесса, в отличие от многостраничного документа, оставляет гораздо меньше пространства для креативного понимания написанного. Если вы хотите обеспечить эффективное управление знаниями о процессах в вашей организации, то блок-схема просто незаменима.

4. Анализ видов и последствий отказов – FMEA

В любом процессе, системе или конструкции возможны различные виды отказов. Часть из них известна разработчику, часть – проектировщику, часть – производителю, еще какая-то часть неизвестна вообще… Хорошо бы документировать и сохранять эти знания. Еще лучше – распространять их и учитывать в будущих проектах.

А вот теперь представите себе весь штат ИТ-шников, конструкторов, инженеров и производственников крупного холдинга. Даже если ограничиться документированием и распространением информации об отказах в процессах, системах и конструкциях, задача становиться непосильной. Как же ее выполнить?

Благо, этим вопросом человечество задалось задолго до появления термина Knowledge Management (управление знаниями) и придумало анализ видов и последствий отказов – FMEA.

5. Анализ рисков (Risk Analysis)

Разобраться с отказами процессов, систем и конструкций нам поможет FMEA. Вот бы неплохо тот же принцип применить и к проектам. Только представьте себе, если бы риски, с которыми столкнулись лидеры проектов, документировались, сохранялись, распространялись и учитывались в следующих проектах. Вы удивитесь, но и этим вопросом человечество озадачилось не один десяток лет назад. Нам же остается только использовать шаблон анализа рисков (Risk Log).

6. Стандартизированная работа (Standardized Work)

Самое интеллигентное оборудование на производстве будет производить одинаково быстро и качественно, если задать одинаковую программу. Человек – создание по умолчанию более интеллигентное, чем станок, – программированию не поддается. Чему-то его научили, что-то подсмотрел сам, что-то пришло с опытом, а что-то с домыслами. В результате рабочие разных смен могут производить один и тот же продукт по-разному. В результате различные показатели производительности, качества и количества потерянных пальцев.

Обеспечить единый, самый безопасный процесс со стабильными показателями производительности и качества поможет стандартизированная работа (Standardized Work). Стандартизированная работа – это инструкция, которая описывает:

  • требуемую комбинацию действий рабочих и оборудования;
  • в требуемой последовательности для обеспечения эффективности и качества;
  • с указанием отведенного времени.

Лучшие примеры таких инструкций, кроме 3-х обязательных составляющих, содержат также:

  1. Время такта.
  2. Последовательность операций.
  3. Допустимое количество незавершенного производства.

И еще один элемент – know how. Т.е. предупреждения о возможных ошибках и том, на что следует обратить внимание при выполнении той или иной операции. Стоит ли упоминать, что цикл обучения новых сотрудников с использованием такой стандартизированной работы предполагает сохранение всех пальцев на руках и ногах.

7. План управления (Control Plan)

План управления – это документ, описывающий, кто, что и как контролируется на каждом шагу процесса. Только этого достаточно, чтобы понять, что такой инструмент просто незаменим с точки зрения управления знаниями о процессах в организации.

Представьте себе нового сотрудника, который еще плохо понимает процессы вашей организации. Блок-схема поможет ему понять и сориентироваться в новом процессе, FMEA – разобраться со слабыми сторонами, возможными ошибками. А план управления пояснит, каким образом этим ошибкам противостоять, какие системы контроля установлены и, главное, что делать в случае обнаружения ошибки. Этот пакет документированных знаний – наилучший известный способ передачи информации новому сотруднику.

8. DFх

Термин DFx означает «design for…», т.е. «комплекс мер, направленных на…». Буква Х может заменяться любым из следующих терминов:

  • DFM (manufacturing) – дизайн для производства, т.е. комплекс мер, направленных на то, чтобы производство происходило с меньшим количеством дефектов, с высшим качеством, с большей скоростью и т.д.
  • DFR (repair) – дизайн для ремонтоспособности. Мобильные телефоны, к примеру, проектируются из отдельных блоков. Для чего это делается? В случае поломки нет необходимости отправлять аппарат в специальный центр с высококвалифицированными специалистами и специальным оборудованием. Достаточно понять, какой из блоков заменить.
  • DFA (assembly) – дизайн для сборки, т.е. комплекс мер, направленных на то, чтобы сделать сборку быстрее, легче, бездефектной и т.д. Например, в любом электронном приборе есть одна, может быть, несколько плат. Разумеется, собрать одну плату в корпус легче и быстрее, чем собрать несколько плат между собой, установить в корпус.

Дизайн для безопасности продукта (DFS), дизайн для способности продукта проходить тестирование (DFT), дизайн для сохранения окружающей среды (DFE), дизайн для надежности (DFR), дизайн для цепи поставок (DFSC)… Все эти меры по совершенствованию продукта или услуги приводят к интересным, иногда противоречивым и взаимоисключающим решениям. Вот почему так важно документировать и делать доступными все эти ди-эф-иксы.

Как выглядит DFx в виде сухого отчета? Простая таблица подойдет:

Область Описание Замечание Предложение Способ проверки Примечание
 

Примеры и детальный разбор этой методики вам доступен в серии вебинаров Дизайн для шести сигм (DFSS).

9. Отчет о пилотном запуске (Build Report)

Метрики и показатели производства непременно стоит документировать и анализировать. Особенно это важно на стадии пилотных запусков. От результатов, полученных во время пилотных проектов и запусков и их представления во многом зависит финальная конструкция будущего продукта. А к ошибкам, обнаруженным в ходе пилотных запусков, нередко приходится возвращаться на стадии серийного производства.

Отчет о пилотном запуске (Build Report) поможет задокументировать, сохранить и распространить знания, полученные в ходе пилотных запусков или производства пробных серий.

10. Отчет о полученных уроках (Lessons Learned)

Анализ полученных уроков – последний инструмент в нашем списке, однако далеко не последний по важности и уж точно не последний инструмент бережливых шести сигм для управления знаниями в вашей организации. Шаблон отчета о полученных уроках находится в свободном доступе на нашем сайте. Призываю вас скачать его и внедрить в своей организации, не раздумывая.

Чем он вам может пригодиться? Кроме классического применения в проектной деятельности, о чем вы можете узнать из публикации Анализ полученных уроков (Lessons Learned), существует масса вариантов применения этого инструмента. Подробнее об этом вы можете узнать из заметки 5 шагов к личному управлению знаниями. Самый занятный кейс применения этого инструмента в моей практике описан в статье Использование шаблона leassons learned при трансфере производства продукции.

Приятного вам чтения, и да прибудет с вами сила инструментов бережливых шести сигм!

Управление знаниями / 01.03.2017 | Просмотров: 741 | Добавил: dmagic | Всего комментариев: 0 / Теги: бережливое производство, шесть сигм, Управление знаниями
Всего комментариев: 0
avatar
SixSigmaOnline.ru © 2009-2017            Хостинг от uWeb