06.03.2019 | Добавил: OleshkoV | Просмотров: 223
6 типов аудита в управлении знаниями

Аудит и картирование знаний – базовые инструменты диагностики, без которых (хотя бы в самом упрощенном виде) редко какой проект управления знаниями обходится. В одном из дайджестов компании Knoco Ника Милтона были кратко описаны 6 возможных типов аудита.

1. Аудит структуры управления знаниями (KM framework)

Цель этого типа аудита – проверить наличие всех критических элементов структуры и их взаимосвязанность. Такую оценку полезно делать на старте проекта, поскольку практически во всех организациях что-то да делается с точки зрения управления знаниями, просто не всегда так называется1. После аудита станет ясно, что уже есть и чего не хватает, какие сильные и слабые стороны имеющейся структуры, в т.ч. в сравнении с наилучшими примерами, какие шаги нужно предпринять для достижения идеального результата. Форма проведения такого аудита – серия интервью или воркшоп.

В ходе аудита проверяют следующие элементы:

  • распространение знаний через обсуждения и беседы;
  • сохранение знаний с помощью записей, документирования и кодификации;
  • управление сохраненными знаниями с помощью отбора и обобщения;
  • поиск и повторное использование знаний;
  • роли и распределение ответственности для поддержания предыдущих элементов;
  • процесс поддержания предыдущих элементов;
  • технологии, которые поддерживают предыдущие элементы;
  • система управления всем выше названным, которая направлена на развитие и поддержание требуемого поведения.

2. Аудит культуры управления знаниями

Корпоративная культура играет большую роль во внедрении управления знаниями: может как поддерживать это процесс, так и тормозить и даже блокировать его. При этом есть и обратное влияние: работающие инструменты и подходы управления знаниями постепенно меняют корпоративную культуру. Проведение аудита культуры на ранних этапах проекта помогает выявить потенциальные барьеры на пути внедрения управления знаниями и факторы, которые могут облегчить это процесс. Если проводить такой аудит с определенной периодичностью, можно отслеживать прогресс в изменении корпоративной культуры.

Форма проведения такого аудита – опрос или обсуждение в фокус-группах. Проблемы, которые исследуются:

  • открытость или замкнутое поведение;
  • честность или нечестность (влияет на то, как люди «фильтруют» информацию и знания, которые получают от коллег и руководителей);
  • широкие или ограниченные полномочия (влияет на то, как люди ведут себя на основе имеющихся знаний без полученного одобрения своих руководителей);
  • делиться или удерживать знания (будут ли люди сохранять свои знания в тайне или открыто ими делиться);
  • «обучающийся» или «знающий» (насколько люди ценят получение новых знаний по сравнению с тем, что уже знают);
  • вызов или принятие (как люди воспринимают сложившийся порядок и насколько стремятся понять, почему так сложилось);
  • сотрудничество или конкуренция;
  • помнить или забыть (в какой степени люди опираются на старые знания при создании планов на будущее и фиксируют ли они осознанно решения, суждения, знания и пр., чтобы возвращаться к этому в будущем);
  • стратегическое или краткосрочное мышление (насколько люди склонны смотреть на картину в целом и пытаются понять, какие последствия будут иметь их действия в долгосрочной перспективе для всей организации);
  • перфекционизм или самодовольство (насколько в организации склонны считать, что всегда есть что усовершенствовать).

На рис. 1 приведен пример типичных профилей для двух отраслей:


Рис. 1. Пример профилей корпоративной культуры (по результатам исследований Knoco)

3. Аудит (сканирование) областей знаний

Цель этого типа аудита – расставить приоритеты и сфокусировать усилия на самых критических областях знаний. Попытка тотального управления всеми организационными знаниями приводит к провалу проекта. Критические знания – это те, которые важны для достижения целей организации. Расставить приоритеты помогут следующие критерии:

  • важность области знаний в настоящее время;
  • важность области знаний в будущем;
  • уровень документирования области знаний;
  • распространенность знаний в настоящее время;
  • требуемый уровень распространенности знаний;
  • зрелость области знаний;
  • уровень экспертизы организации в этой области;
  • требуемый уровень экспертизы в будущем;
  • легкость восстановления знаний в случае их утраты;
  • риск утраты знаний.

На основе этих критериев области знаний ранжируются, и принимается решение, какими из них заняться в первую очередь, чтобы принести максимальную пользу организации. Аудит областей знаний рекомендуется повторять в случае изменения целей организации. Форма проведения такого аудита – серия интервью или воркшоп.

4. Аудит сообществ практиков

Такой аудит – это, по сути, оценка зрелости сообщества практиков с целью формирования плана его дальнейшего развития. В нашей базе знаний вы можете найти модель зрелости сообществ Билла Каплана. Knoco предлагает оценивать зрелость по следующим параметрам:

  • лидерство и спонсорство;
  • экономическое обоснование;
  • ресурсы и роли;
  • вовлечение участников;
  • результаты и мероприятия;
  • доверительные отношения;
  • процессы выявления и переноса знаний;
  • поддерживающая технология;
  • награды, признание и мотивация;
  • показатели эффективности.

Пример представления результатов такого аудита показан на рис. 2:


Рис. 2. Пример оценки сообщества практиков (по материалам компании Knoco)

5. Аудит зрелости системы управления знаниями

Knoco – не сторонник такого типа аудитов. Специалисты этой компании считают, что уровень зрелости системы управления знаний в целом, выраженный одной цифрой, не дает ничего с точки зрения понимания, как развивать систему дальше. Раньше у них на сайте был бесплатный онлайн-опросник, который можно было заполнить и получить приблизительную оценку уровня зрелости, но сейчас его убрали. А у нас в блоге вы можете почитать о подходе APQC к оценке зрелости системы управления знаниями.

6. Аудит на соответствие стандарту

Поскольку стандарт ISO 30401 Knowledge Management Systems – Requirements уже принят, можно брать его за основу и проверять соответствие своей системы управления знаниями требованиям этого стандарта. Как услуга со стороны аудиторских компаний до наших широт это не скоро дойдет, но для самооценки вполне можно использовать.

В заключение добавлю, что, по моему опыту, чаще всего используется первый и третий тип аудитов. Первый дает понимание, что уже есть в компании и откуда мы стартуем, а второй – это картирование знаний, которое можно использовать очень по-разному, но всегда – с пользой. У нас в блоге есть два интересных кейса по этой теме: «Карта, которая принесла миллиарды» и «Картирование знаний для передачи технической экспертизы».

______________________________________
1 См., например, кейс компаний Tucano Coffee и Oliva.

Инструменты / 06.03.2019 | Просмотров: 223 | Добавил: OleshkoV | Всего комментариев: 0 / Теги: инструменты управления знаниями, аудит
ОБ АВТОРЕ
Виктория Олешко Олешко Виктория, бизнес-тренер, консультант, главный редактор сайта SixSigmaOnline.ru. Автор книги “Управление знаниями: коротко о главном” и блога “Управление знаниями”.
Хотите узнать больше об управлении знаниями? Присоединяйтесь к группе на facebook.
Есть вопросы по управлению знаниями? Интересует корпоративное обучение? Пишите или обращайтесь через мой профиль в сети LinkedIn.

ПОХОЖИЕ МАТЕРИАЛЫ


  Добавить комментарий
avatar
SixSigmaOnline.ru © 2009-2019            Хостинг от uWeb