02.09.2019 | Добавил: dmagic | Просмотров: 215
Handover Table – простой инструмент передачи чего угодно

Вот бывает такая ситуация: сотрудник покидает компанию. И очень часто мы хватаемся за голову. Что же теперь будет?! Как обучить ему замену в сжатые сроки?! Тут человек 10 лет входил в курс дела, а у нас в лучшем случае несколько месяцев, чтобы найти да еще и обучить нового человека.

Чуть менее драматично, хотя и с теми же проблемами, проходит ситуация, когда сотрудник покидает не компанию, а только свой пост. Например, идет на повышение, переходит в другой отдел или готовится к замещению сотрудника, который готовиться покинуть компанию )))

Хотя нет. Последний вариант кажется еще более сложным. Но в любом случае эмоции, в которых преобладает страх, хлещут через край. Как с ними совладать, вы сами разберетесь. У каждого свои способы. А вот как организовать этот процесс просто и наглядно, попробую рассказать в этой заметке.

Следует сказать, что ситуация очень тривиальная. В любой организации случается и случается часто. Чаще подобное происходит только в проектах, когда проектная команда передает процессы пользователям. Собственно, оттуда и заимствован инструмент, о котором пойдет речь – простая табличка передачи обязанностей или handover table.

Выглядеть она может по-разному, может отличаться как количество колонок, так и количество информации в них, но минимум таков:

Начнем по порядку:

  • Колонка “№” в пояснении не нуждается. Хотя на всякий случай скажу, что в нее записываем номера по порядку: 1, 2, 3, 4… Я бы даже сказал, что эта колонка не входит в необходимый минимум, но с ней, мне кажется, удобнее работать над таблицей.
  • Колонка “действие или процесс” служит для описания того, что конкретно передается. Советую вносить в нее короткое описание: еженедельный отчет, процесс приема деклараций, обработка рекламаций, доступ к данным… Никто не запрещает писать подробности типа: “для еженедельного расчета тянем данные из…, обрабатываем в…, таким-то способом…”, – но это излишне увеличивает и усложняет таблицу, делая ее менее визуальной. Можно для этого отвести отдельную колонку, а лучше готовить отдельную документацию: готовим отчет – создаем документ и пишем по пунктам, как это делать. Такой документ легче найти, чем вспоминать, в какой таблице это было описано.

    Еще совет: пишите все. Не только основные действия или процессы, но и всевозможные мелочи. Вплоть до доступов к папкам на сервере, где что-то находится, и контактов специалистов, которые время от времени вам помогают в тех или иных задачах. Я понимаю, что доступ к папке – это не действие или процесс… Но все же советую такие вещи записывать. Ну а название колонки вы всегда можете поменять.

  • Колонка “дата первого выполнения” – сюда пишем дату, когда человек впервые выполнил действие, был ознакомлен с процессом, хоть частично, но прикоснулся к тому, что ему предстоит самостоятельно делать. Очень важно, чтобы эта дата соответствовала первому практическому взаимодействию, а не ознакомлению или теоретическому обучению типа “вот так это делаю я”. В случае с отчетом это дата, когда новый сотрудник впервые его заполнил. Хотя бы частично. В случае с доступом к папке это дата, с которой новый сотрудник проверил, что у него есть доступ к этой папке со своего ПК под своим логином и т.д.
  • Колонка “дата самостоятельного выполнения” – дата, с которой новый сотрудник начал самостоятельно, без надзора, готовить отчет, принимать декларации или обрабатывать рекламации. Могут быть сложности – это нормально. Новый сотрудник все еще может выполнять задачи медленнее, но всегда знает, к кому обратиться за поддержкой или в какой папке на сервере получить нужную информацию. С этой даты данный пункт можно считать закрытым. Действие или процесс полностью передан новому сотруднику.

Что тут еще добавить?

Часто добавляют следующее:

  • Дату тренинга. Можно, но смысла в этом мало. Лучше остаться с колонкой “дата первого выполнения” и всегда настаивать на том, чтобы первое выполнение данного действия или процесса происходило непосредственно в момент тренинга. Теория всегда лучше откладывается в мозгу, если ее поддержать практикой.
  • Кто передает и кому передает. Важные колонки, но необходимы только тогда, когда одна таблица служит для передачи задач от нескольких членов проектной команды нескольким пользователям. Если же решается задача замены одного человека другим, то смысла в этих колонках мало.
  • Комментарий. Полезная колонка. Сюда можно копировать ссылки на тренинг-материалы, инструкции, ссылки на нужные папки на сервере или контакты специалистов, которые могут оказать поддержку.

Вот так просто можно помочь и себе и подчиненным в непростой ситуации. Главное, и этот совет я повторю еще раз, записать все в колонку “действие или процесс”: действия, процессы, задачи, доступы к папкам и контакты специалистов. Любая мелочь, будучи записанной, рискует в будущем НЕ превратиться в проблему. А мы же этого и пытаемся достичь: передать процесс новому сотруднику и избежать при этом проблем.

Эффективно? Или у вас есть подход поэффективнее?

Лин6Сигм / 02.09.2019 | Просмотров: 215 | Добавил: dmagic | Всего комментариев: 0 / Теги: инструменты управления знаниями, менеджмент проектов
ПОХОЖИЕ МАТЕРИАЛЫ


  Добавить комментарий
avatar
SixSigmaOnline.ru © 2009-2019            Хостинг от uWeb