23.09.2019 | Добавил: OleshkoV | Просмотров: 176
Разный контент – разные подходы

О важности управления контентом в базах знаний мы уже писали в блоге. Недавно в LinkedIn мне встретилась интересная заметка в продолжение этой темы. Автор заметки – доктор Randhir Pushpa (не рискну переводить это имя на русский, чтобы не допустить ошибок).

Итак, несколько мыслей автора об управлении контентом. Он предлагает разделить весь контент, который генерируется и хранится в организации, на две больших категории:

Категория 1 – информация и знания, которые генерируются командами в процессе работы (лучшие практики, извлеченные уроки, заметки с командных сессий по обмену знаниями, кейсы, примеры и другие полезные материалы, которые можно повторно использовать).

Категория 2 – «стандартизированные знания» в виде шаблонов, руководств, описания бизнес-процессов, описания стандартных архитектур, инструкций и т.д. Все то, что определяет, что и как мы делаем в компании.

Очевидно, что подходы к управлению этими категориями должны отличаться.

Особенности работы с первой категорией:

  • Существенная часть контента может дублироваться (соответственно, это нужно отслеживать и как-то с этим работать: уточнять, агрегировать, удалять лишнее и т.п. – мое прим.).
  • Со временем контент из этой категории либо устаревает, либо переходит в категорию 2 (опять же, нужно наладить соответствующие процессы: проверять на актуальность, вовремя удалять или переводить в стандарты).
  • В компаниях, которые много работают со знаниями или ведут очень сложную деятельность, объем контента в этой категории намного больше, чем в категории 2.
  • Необходимо держать фокус на том, чтобы регулярно и своевременно переводить контент из первой категории во вторую.

Особенности работы со второй категорией:

  • Нужно определить, какой контент здесь необходимо иметь и чего сейчас не хватает.
  • Недостающий контент нужно разработать - например, переводя знания сотрудников из неявных в явные и формализуя их. Если таких знаний нет внутри компании – привлечь внешнюю экспертизу.
  • В этой категории дублирования контента быть не должно совсем.
  • Если в компании существенная часть работы рутинная и несложная, вторая категория контента будет по объему больше первой.
  • Чем дольше функционирует компания, тем больше контента в этой категории.
  • Контент этой категории встраивается в процессы, инструменты, программное обеспечение, обучающие программы.
  • Контент этой категории определяет, насколько хорошо компания выполняет свои задачи (performance). Его надо регулярно пересматривать и обновлять.

Я не согласна с утверждением автора, что все мероприятия по обмену знаниями и удержанию знаний в компании должны быть основаны на контенте второго типа. Как минимум, фасилитационные инструменты во многом ориентированы на обмен неявными знаниями и явными в формате контента первой категории (ретроспективы для извлечения уроков или «эстафета» для передачи опыта из одного проекта в другой – яркий тому пример).

Инструменты / 23.09.2019 | Просмотров: 176 | Добавил: OleshkoV | Всего комментариев: 4 / Теги: инструменты управления знаниями
ОБ АВТОРЕ
Виктория Олешко Олешко Виктория, бизнес-тренер, консультант, главный редактор сайта SixSigmaOnline.ru. Автор книги “Управление знаниями: коротко о главном” и блога “Управление знаниями”.
Хотите узнать больше об управлении знаниями? Присоединяйтесь к группе на facebook.
Есть вопросы по управлению знаниями? Интересует корпоративное обучение? Пишите или обращайтесь через мой профиль в сети LinkedIn.

ПОХОЖИЕ МАТЕРИАЛЫ


  Добавить комментарий
avatar
0
1
Виктория, добрый день!

На практике все чаще сталкиваюсь с менеджерами, которые не поддерживают методики накопления и сохранения знаний, считая, что "дружелюбный" интерфейс может заменить документированные знания. Есть ли какие-либо приемы работы с такими владельцами процессов?
avatar
0
2
Добрый день! Юлия, а что Вы подразумеваете под "дружелюбным интерфейсом, который может заменить документирование"? Подозреваю, что это связано с разработкой IT-продуктов, но все же хочется точно понять, чтобы дальше обсуждать.
avatar
0
3
Не совсем, посыл примерно такой: большая часть процессов сейчас проходит в различных системах: ERP, WMS,CRM и т.п., если нет, то их нужно внедрить, поэтому нет смысла документировать, писать инструкции, лучше продолжать цифровизацию процессов и делать такие интерфейсы, чтобы даже пользователь без подготовки смог догадаться, что делать. Например, не пишите процедуру, как оценивать эффективность работы дистрибьютора, а сделайте мобильное приложение, которое само скажет пользователь, что делать.
avatar
1
4
В общем случае знания, "вшитые" в процесс через автоматизацию процедур, более устойчивы к потере, чем зафиксированные в документах. Обойти процедуру в системе невозможно или очень трудно, нарушить задокументированное правило или вообще игнорировать инструкцию - распространенная практика. Так что если есть возможность автоматизировать - лучше это сделать.
Но здесь есть ловушка: "автоматизация хаоса даст лишь автоматизированный хаос". Т.е. сначала наведение порядка и оптимизация процесса, а потом - автоматизация (и не факт, что после наведения порядка она все еще будет нужна). И здравый смысл тоже никто не отменял: действительно ли автоматизация сделает процесс более легким и удобным?
Еще есть смысл обсудить с менеджерами очередь на автоматизацию. Доработка ИТ-платформ, как правило, - неспешный процесс. Владельца процесса устраивает, что эффективность работы дистрибьютора отслеживать с помощью приложения мы сможем только через год? А как будем сейчас процессом управлять? Прописанные правила - это зафиксированные договоренности. К ним можно апеллировать в случае конфликтов, с их помощью можно оценивать результаты процесса. Такие документы, по идее, облегчают работу менеджера.
Ну и два "вечных" аргумента: 1) адаптация новичков; 2) удержание знаний "ветеранов". Т.е. автоматизация - прекрасно, но если вам в ближайшее время надо расширить штат подразделения на 50% (и обучить всех этих новичков) или проводить на пенсию единственного человека, который понимает, как все это работает, то подготовка письменных документов может стать единственным выходом.
avatar
SixSigmaOnline.ru © 2009-2019            Хостинг от uWeb