23.10.2019 | Добавил: OleshkoV | Просмотров: 154
Knowledge Sweeps: как выжать больше из вашей базы знаний?

В некоторых материалах в нашем блоге уже мелькало название компании Goodyear Tire & Rubber Co. Например, у них есть интересный процесс удержания критических знаний с помощью «учебных журналов» (см. рис.3). К сожалению, в базе APQC полный кейс этой компании находится в закрытом доступе. Но в конце августа в журнале Industry Week опубликовали интересную статью о другом инструменте, применяемом в компании – Knowledge Sweeps. Мне очень понравился этот кейс, т.к.:

  • Предложенная методология фокусируется не на сохранении и распространении знаний (как это чаще всего бывает), а на последнем этапе цикла – их повторном использовании. Как выжать больше из того, что уже есть в компании?
  • Описанный процесс, по сути, является сильно усложненным вариантом Before Action Review. Сначала я подумала, что в таком формате как-то уж слишком громоздко и избыточно, но потом вспомнила слова Жана Клода Моне о том, что до сих пор среднее количество слов, вбиваемых в строку поиска – 1,5. Если навыки поиска информации настолько плохо развиты у большинства пользователей, очень много знаний пройдет мимо при самостоятельном поиске. Для наукоемких разработок это огромные потери.
  • В кейсе описан не только сам инструмент, но и подробная методология оценки эффективности его применения.

Итак…

Офис управления знаниями в Goodyear Tire был запущен в 2010 г. С момента начала своего существования он способствовал сокращению времени разработки продукции на 50 %. Конкретно методология Knowledge Sweeps, о которой дальше пойдет речь, за 2018 г. позволила компании сэкономить более 7 млн дол. и избежать остановки производства. В основе системы управления знаниями Goodyear Tire лежит принцип «Collect & Connect» («собрать и соединить»), который так часто встречается в работах Ника Милтона. Часть «собрать» представлена в виде последовательного структурированного процесса сохранения знаний, созданных в ходе различных проектов компании. Часть «соединить» объединяет инструменты, которые позволяют легко находить нужный знаниевый актив или человека с нужными знаниями.

Все стандарты, руководства, отчеты о продукции конкурентов и технические отчеты, бенчмаркинговые исследования, маркетинговые публикации, техническая литература, извлеченные уроки, записи с совещаний были собраны в одном месте на онлайн портале компании. Там же разместили систему поиска экспертов внутри компании и ссылки для доступа к внешним базам литературы по подписке. Таким образом, все необходимые технические знания находятся в доступе пары кликов мышкой.

Разработчики системы уделили внимание тому, чтобы наладить процессы обучения пользователей и продвижения портала внутри компании, но решили не останавливаться на этом. Распространенное заблуждение при запуске базы знаний - “If you build it, they will come” («только запустите, и люди сами придут»). Чтобы обеспечить максимально активное использование возможностей портала (и особенно внешних библиотек по подписке), в компании была разработана методология Knowledge Sweeps (см. рис. 1). Создание методологии внутренними силами практически ничего не стоило компании. Единственная статья дополнительных расходов - за умеренную плату провайдеры внешних библиотек доработали представление результатов поиска по базе под запрос компании. Обкатка на пилотном проекте заняла около 6 месяцев. Большую часть этого времени два менеджера по управлению знаниями потратили на изучение потребностей внутреннего клиента и интеграцию методологии в лучшие практики компании. Теперь эта работа стала важной частью должностных обязанностей сотрудников офиса управления знаниями.


Рис. 1. Схема Knowledge Sweeps

Цель Knowledge Sweeps – эффективнее организовать доступ конструкторским командам, занятым разработкой новых продуктов, к необходимым знаниям в нужный момент времени. Фактически, это организация внутреннего исследования, предоставляемого как сервис по запросу команды проекта. В руководстве по процессу разработки новой продукции использование прописано как строгая рекомендация.

Процедура инициируется по запросу команды проекта (заполняется соответствующая онлайн форма). Менеджер по управлению знаниями назначает время для проведения Knowledge Sweep Live – встречи с командой проекта, во время которой он глубже прорабатывает запрос, чтобы обеспечить более точные результаты поиска по базам. Такая встреча может проводиться как вживую, так и по Скайпу. По сути, это фасилитируемый сбор данных и мозговой штурм на тему, какие знания нам понадобятся в проекте и где их найти, поэтому проводится он на этапе планирования проекта. Также в ходе встречи обсуждаются вызовы, риски и возможности проекта. Менеджер по управлению знаниями во время подготовки к встрече просматривает заранее материалы по нескольким ключевым словам, понятным из запроса команды, поэтому на самой встрече может уже обсуждать с командой альтернативные формулировки запроса и параметры для сужения поиска. Теоретически поиск должен осуществляться по всем доступным источникам, но на практике, в зависимости от потребностей команды, список источников может сужаться – например, ограничиваться только результатами бенчмаркинговых исследований и базами данных интеллектуальных продуктов. Тут же на встрече проверяются результаты поиска по этим уточненным данным во всех релевантных внутренних и внешних базах данных: команда бегло просматривает резюме найденных материалов и определяет, насколько они могут быть полезны в проекте. Итогом встречи становится таблица с названиями и ссылками на все найденные материалы (рис. 2), которая сохраняется на портале и сама по себе представляет ценный, хорошо структурированный знаниевый актив. К нему обращаются команды следующих проектов.


Рис. 2. Пример таблицы Knowledge Sweep

У такой встречи есть дополнительные ценные результаты:

  • поиск контактов и развитие связей между внутренними экспертами из разных регионов, которые сталкиваются с похожими задачами, но никогда не работали до этого вместе;
  • укрепление уверенности команды в правильности выбранного пути или, наоборот, появление новых направлений в разработке инноваций;
  • отказ от проведения новых дорогостоящих исследований – зачастую найденных знаний вполне достаточно для удовлетворения потребностей команды проекта. Как следствие – исключение ненужных итераций и сокращение срока разработки продукции.

В результате одной из встреч Knowledge Sweep Live удалось даже предотвратить остановку завода благодаря найденным требованиям к техническим параметрам воды, используемой для охлаждения экструдера, что позволило решить неожиданную проблему. Число таких историй успеха постоянно растет.

Knowledge Sweeps – итерационный процесс. Он может повторяться столько раз, сколько это нужно команде проекта. Команда из двух менеджеров по управлению знаниями проводит в среднем около 75 таких встреч в год, в дополнение к другим своим обязанностям. Начиная с января 2016 года, когда методология была запущена в работу, в Goodyear’s Global Technology group было проведено уже более 250 встреч.

В 2018 г. было проведено два опроса, чтобы оценить влияние методологии на производительность проектных команд. В опросах приняло участие 66% сотрудников, воспользовавшихся Knowledge Sweeps. В первом опросе респондентов попросили оценить, насколько вероятно, что они порекомендуют Knowledge Sweeps своим коллегам (по шкале от 1 до 5). Во втором опросе респондентов попросили ответить, какие знания они получили в результате встречи (из внутренних источников, из внешних или из обоих), а также какие расходы по проекту им удалось сократить в результате применения этих знаний (время на разработку, материалы, лабораторные тесты и экспериментальные сборки, отмена каких-то итераций). Оценки респондентов распределились от экономии нескольких часов времени команды проекта до отказа от целой итерации в проекте или даже отказа от самого проекта. Результаты опроса и общая оценка ценности инвестиций (Value on Investment - VOI) в разработку методологии представлены на рис. 3:


Рис. 3. Value on Investment от внедрения Knowledge Sweeps

Ценность инвестиций рассчитывали по следующей формуле:

VOI = (Сокращение расходов – Стоимость времени) / Стоимость времени

где стоимость времени определялось, исходя из 3 часов на одну итерацию Knowledge Sweep (в среднем) и стоимости 1 часа работы сотрудника.

В расчете не учитывались расходы на ведение внутренних баз знаний и стоимость подписки на внешние библиотеки, т.к. наличие этих расходов не зависит от того, применяется или нет методология Knowledge Sweeps. Этот инструмент просто улучшает использование уже имеющихся ресурсов. Величина VOI больше 1000% еще раз подтверждает ценность применения методологии в компании.

Кейсы компаний / 23.10.2019 | Просмотров: 154 | Добавил: OleshkoV | Всего комментариев: 0 / Теги: кейс, инструменты управления знаниями
ОБ АВТОРЕ
Виктория Олешко Олешко Виктория, бизнес-тренер, консультант, главный редактор сайта SixSigmaOnline.ru. Автор книги “Управление знаниями: коротко о главном” и блога “Управление знаниями”.
Хотите узнать больше об управлении знаниями? Присоединяйтесь к группе на facebook.
Есть вопросы по управлению знаниями? Интересует корпоративное обучение? Пишите или обращайтесь через мой профиль в сети LinkedIn.

ПОХОЖИЕ МАТЕРИАЛЫ


  Добавить комментарий
avatar
SixSigmaOnline.ru © 2009-2019            Хостинг от uWeb