21.10.2020 | Автор: OleshkoV | 356 просмотров
Система управления знаниями Afcons

На YourStory этим летом опубликовали интервью с лидерами команды управления знаниями компании Afcons. Это крупнейшая индийская строительная компания, которая дважды - в 2016м и 2017м годах - получала награду MAKE (Most Admired Knowledge Enterprise) и также дважды - в 2018м и 2019м годах - награду MIKE (Most Innovative Knowledge Enterprise). В этом интервью директор по управлению знаниями Рудольф Д’Суза и его коллеги немного рассказали о своей системе управления знаниями. Материал интервью хорошо дополняется докладом «Knowledge Management and Its Application in Developing Lean Culture», представленным на 26й ежегодной конференции International Group for Lean Construction.

Внедрение управления знаниями в Afcons началось в 2012 году. За эти 8 лет компания прошла три этапа: старт, консолидация, встраивание процессов в работу. Сейчас компания уже вышла на четвертую стадию – «получение выгод». С 2016 г. управлением знаниями в компании занимается специально созданное подразделение – Knowledge Services Group, – в котором сейчас работает 12 человек.

Поскольку Afcons специализируется на строительстве крупных гражданских объектов (метро, мосты, тоннели, железные дороги, порты и т.п.), вся ее деятельность организована вокруг проектов. Поэтому за основу своей системы управления знаниями там взяли классическую рамку ВР «обучение до – обучение в процессе - обучение после». И даже идею девиза взяли у ВР: «Каждый раз, когда мы что-то делаем, мы должны суметь сделать это лучше, чем в прошлый раз».  К каждой стадии проекта привязали свои активности в области управления знаниями, а в качестве технической инфраструктуры запустили портал GNOSIS на ShairPoint:


Рис. 1. Система управления знаниями Afcons

После запуска портала GNOSIS на нем начали собирать критически важные знания в виде всевозможных проектных документов, отчетов по проектам, историй успеха, фото- и видеоматериалов, а с 2014 г. – еще и извлеченные уроки. Команда Knowledge Services Group много времени уделяла продвижению портала и собранного на нем контента – работала с участниками каждого проекта отдельно. Собранные на портале знания ложатся в основу обучающих программ – как очных тренингов, которые проводятся экспертами прямо на строительной площадке, так и дистанционных курсов. Afcons была первой инфраструктурной компанией в Индии, запустившей систему дистанционного обучения.

В начале каждого проекта в компании проводится стартовый воркшоп – Kick-off Workshop, – на котором при участии экспертов и глав различных департаментов изучаются специально отобранные извлеченные уроки и опыт других проектов, который может быть полезен на новом объекте. Перед началом выполнения каждого критически важного вида работ проводится Activity Based Classroom, на котором профильный эксперт компании обучает команду проекта тонкостям его выполнения, включая демонстрацию на практике при необходимости. Также обучение конкретному виду работу перед его стартом может проводить один из участников команды проекта для других участников. Такое обучение проводится непосредственно на площадке проекта и называется Classroom at Site.

Если участники проекта сталкиваются с какими-то трудностями, они в любой момент могут обратиться за помощью к экспертам внутри компании с помощью функции Ask an Expert на портале GNOSIS. Любой заданный в системе вопрос по процессу строительства получает ответ не позднее следующего дня. Работа функции Ask an Expert обеспечивается профильными сообществами практиков.

Еще один способ обмена знаниями между проектами в реальном времени – это регулярное посещение строительных площадок группой экспертов, которые выполняют своего рода «перекрестное опыление знаниями». Примеры таких групп: Группа основных методов и инжиниринга (The Core Methods and Engineering Group – CMEG) и Целевая группа по бюджету (Budget Task Force – BTF).

Когда на любом проекте завершается 60-70% основных работ, проводится первая сессия для сбора извлеченных уроков, т.к. часть сотрудников, начиная с этого момента, может быть переброшена на другие проекты. В ходе этой сессии также изучаются производительность и время цикла. На основе собранных данных разрабатываются и реализуются меры по совершенствованию рабочих процессов. По завершении проекта проводится еще одна сессия для извлечения уроков, чтобы убедиться, что все истории успеха и разработанные инновации сохранены. Перед тем, как загрузить отчет об извлеченных уроках на портал GNOSIS, его проверяют профильные эксперты компании. Если в проекте были разработаны новые методы ведения каких-то строительных работ, их описывают с помощью видео - высококачественной 3D-анимации.

Команда управления знаниями участвует в проведении небольших внутренних исследований, направленных на поиск оптимального способа выполнения каких-то операций и процессов. Это может быть как внедрение новых технологий, так и упрощение/рационализация существующих методов. Результаты исследований публикуются в ежеквартальном техническом бюллетене.

Как и во многих других «продвинутых» компаниях, управление знаниями в Afcons тесно связано с бережливым производством. С 2008 года в компании используются инструменты Lean Construction для непрерывного совершенствования процессов и сокращения сроков реализации проектов. Сейчас они синхронизированы с мероприятиями по управлению знаниями. Например:

  • картирование потока (Value Stream Mapping – VSM) встроено в Activity Based Classroom;
  • наработки, полученные при проведении First Run Studies1, распространяются через Activity Based Classrooms;
  • описания стандартизированных операций и наработки по визуальному менеджменту сохраняются на портале GNOSIS;
  • опыт, полученный при применении Last Planner System™2, используется для выявления извлеченных уроков.

Эффективная система управления знаниями в компании облегчает и ускоряет развитие культуры бережливого производства. В таблице ниже показано, как принципы бережливого производства поддерживаются инструментами управления знаниями.

Принципы бережливого производства

Инструменты, которые их поддерживают

Уважение к людям

1. Classroom at Site и дистанционное обучение помогают пользователям развиваться профессионально.
2. Признание и награды помогают выделить тех, кто делает вклад в управление знаниями.
3. Портал GNOSIS предлагает несколько возможностей для быстрого введения в курс дела в разных областях строительства.
4. Сообщества облегчают сотрудникам возможность связаться друг с другом для обмена мыслями, проблемами и решениями.

Ценность

1. Отчеты об извлеченных уроках и завершенных проектах показывают, как проект может увеличить ценность для заказчика.
2. Стартовые воркшопы помогают синхронизировать всю команду проекта и сформировать общее понимание требований заказчика.
3. Истории успеха и К-капсулы3 помогают распространять инновации в организации.
4. Команда управления знаниями привлекает экспертов к разработке инновационных методов.

Поток создания ценности

1. Сотрудники могут использовать портал GNOSIS, чтобы одновременно изучать множество вариантов решения своей проблемы с помощью отчетов об извлеченных уроках, описанных методов и функции Ask an Expert.
2. Стартовые воркшопы и Activity Based Classroom помогают заранее выявить, все ли необходимые для проекта навыки есть у команды, и обеспечить их наличие.
3. Отчеты о завершенных проектах и описанные методы содержат идеи для повышения производительности и сокращения вариабельности в процессах.

Поток и вытягивание

1. Сообщества практиков и функция Ask an Expert позволяют сотрудникам обсуждать свои проблемы на открытом форуме и получать обратную связь от экспертов.
2. Видео с описанием методов и процессов облегчает стандартизацию рабочих процедур для увеличения их эффективности.
3. GNOSIS, отчеты о завершенных проектах, дистанционное обучение и т.д. предлагают «знания по запросу», необходимые для обеспечения готовности команды к старту нового вида работ в проекте.

Совершенство

1. Уроки, извлеченные из проектов, эффективно сохраняются и легко доступны для пользователей, чтобы избежать повторения ошибок.
2. Отчеты о завершенных проектах, извлеченные уроки и другая проектная документация помогают пользователям выявить ключевые риски и эффективные меры по их снижению.
3. Описание методов и извлеченные уроки позволяют пользователям определить базовый уровень ожиданий, который они могут постараться превзойти.


Реализация ряда проектов в компании требует новейших знаний или согласования с ведущими мировыми экспертами. Профильные эксперты Afcons тесно сотрудничают с различными организациями по всему миру: исследовательскими институтами, органами стандартизации, отраслевыми организациями, поставщиками. К этой сети контактов обращаются за недостающей экспертизой. Также внешних подрядчиков привлекают для проведения обучения сотрудников компании новейшим технологиям. Иногда проводятся совместные исследования с другими организациями или тестирование новых материалов поставщиков. Так за долгие годы вокруг компании сформировалась целая экосистема.

В компании разработали свой подход к созданию инноваций на основе непрерывного совершенствования - Improvation™ (см. рис. 2). В основе подхода лежат 3 триггера: фокусироваться на клиенте (Customer Centric), вдохновляться ограничениями (Constraints Inspired), подвергать сомнению уже известное (Challenging the Known). В этом подходе прорывные инновации сочетаются с непрерывным совершенствованием. Все инновации разрабатываются непосредственно там, где в них есть потребность, и потому внедряются очень быстро. Некоторые разработки Afcons, полученные благодаря Improvation™, стали отраслевыми стандартами.


Рис. 2. Подход Afcons к созданию инноваций

В этом году в компании была создана роль Амбассадоров знаний в проектах. На нее отобрали ряд сотрудников и организовали для них трехдневное обучение с фокусом на инструменты личной эффективности. Эта инициатива уже себя оправдала: вовлеченность сотрудников в процессы управления знаниями резко возросла.

Есть в системе управления знаниями Afcons и элементы геймификации. Это так называемая «Миссия 10000». Ее суть в том, что каждое мероприятие или процесс управления знаниями, выполненные в конкретном проекте, приносят этому проекту очки. Вес активностей подобран таким образом, что при выполнении всех положенных процедур в течение года проект может набрать 10 тысяч очков. Подсчет очков существовал и до запуска «Миссии 10000», но за 3 предшествующих запуску года только один проект смог набрать 7000 очков. После запуска «Миссии 10000» команды проектов вовлеклись, и теперь 93% проектов достигают целевого показателя.

Интеграция инструментов управления знаниями, сфокусированных на обмене знаниями между инженерами, и инструментов Lean Construction в бизнес-процессы компании дает существенный эффект. Еще несколько лет назад типичный проект компании длился 5 лет. Сейчас в среднем 3 года, а в некоторых случаях - 24 месяца. И это включая все задержки, связанные с климатическими особенностями региона (сезон муссонов летом, снежные заносы зимой и т.п.). В качестве одного из примеров успеха, полученного благодаря системному управлению знаниями, в интервью на YourStory приводится проект стройки подземного тоннеля для метро под рекой Хугли, который был завершен на 100 дней раньше планового срока.

В докладе для конференции International Group for Lean Construction есть еще несколько примеров успеха. В одном из них рассказывается о проекте по постройке автострады в Северной Индии, которая должна была пересекать критически важный мост через реку. Задержки в производстве монтажных кран-ферм для установки пролетных конструкций привели к угрозе срыва сроков сдачи моста. Команда взялась за изучение методов монтажа, применявшихся в других проектах. В это же время группа экспертов CMEG провела Activity Based Classroom, чтобы изучить возможности сокращения времени цикла. В результате выявили несколько областей, где можно было сэкономить время и внедрить некоторые инновации, после чего сроки монтажа сократились вдвое, до рекордного для компании времени.

______________________________________
1 First Run Study – инструмент Lean Construction, основанный на цикле PDCA. По своей сути очень близок к кайдзен-блиц. Для облегчения поиска потерь в процессе используется видеозапись операций. Подробнее можно почитать здесь.
2 Last Planner System™ - система планирования, мониторинга и контроля работ в строительстве, разработанная на основе принципов бережливого производства. Подробнее можно почитать здесь.
3 К-капсула – расшифровки этого термина я не нашла ни в одном из документов, но судя по контексту, это вид знаниевого актива – документа, в котором сохранены и структурированы новые знания, созданные в организации.

Кейсы компаний / 21.10.2020 | Просмотров: 356 | Добавил: OleshkoV | Всего комментариев: 0 / Теги: Lean Construction, кейс, инструменты управления знаниями, инновации
ОБ АВТОРЕ
Виктория Олешко Олешко Виктория, бизнес-тренер, консультант, главный редактор сайта SixSigmaOnline.ru. Автор книги “Управление знаниями: коротко о главном” и блога “Управление знаниями”.
Хотите узнать больше об управлении знаниями? Присоединяйтесь к группе на facebook.
Есть вопросы по управлению знаниями? Интересует корпоративное обучение? Пишите или обращайтесь через мой профиль в сети LinkedIn.

ПОХОЖИЕ МАТЕРИАЛЫ


  Добавить комментарий
avatar
SixSigmaOnline.ru © 2009-2020            Хостинг от uWeb