15.04.2021 | Автор: dmagic | 229 просмотров
Процесс адаптации. Часть 2: рабочие инструменты

Как говорил мой сенсей: “У тебя всего один шанс произвести первое впечатление”. Этим впечатлением для новоприбывшего сотрудника станет процесс его адаптации или так называемый онбординг (onboarding).

Еще говорят, что начало работы на новой должности или новом месте работы для каждого сотрудника отличается большим уровнем стресса. И что процесс адаптации помогает этот стресс снизить. Все это верно, но начать стоит совсем с другого.

Онбординг выполняет несколько очень важных задач:

  • Во-первых, он помогает в кратчайшие сроки и максимально эффективно раскрыть потенциал сотрудника на новой должности. Вам ведь это нужно было? Ведь именно для этого вы нанимали нового человека? Чтобы он работу делал?
  • Во-вторых, он помогает руководителю подтвердить, что тот выбрал верного кандидата. Можете рассматривать процесс адаптации как непрерывное собеседование в течение недель и месяцев.

Очень часто после завершения испытательного срока оказывается, что новый сотрудник все еще не принял на себя 100% всех задач и обязанностей. Порой это растягивается на год(ы)… Каково же разочарование, когда по достижении этих заветных 100% вы узнаете, что сотрудник не годится для выполнения этой работы.

Процесс адаптации поможет вам:

  1. передать всю ответственность и все обязанности сотруднику до того, как завершится испытательный срок;
  2. заключить, подходит ли данный сотрудник для выполнения нужной работы, раньше, чем закончится испытательный срок.

Согласитесь, уже это не мало. Давайте еще раз другими словами: к концу испытательного срока новый сотрудник приступит к выполнению всех своих обязанностей, а его руководитель сможет подтвердить, что выбрал верного кандидата. Или наоборот – завершить отношения до завершения испытательного срока.

Два пункта выше – это явные преимущества процесса адаптации для компании. А что же до сотрудника, то, судя по всему, онбординг – это еще один инструмент злых капиталистов, призванный максимально выжать из него все соки.

Как бы не так! Процесс адаптации, и это в-третьих, помогает сотруднику в пределах испытательного срока понять, та ли это работа, которую он хотел. Он попробует весь спектр обязанностей и выполнит все, что от него будут впоследствии ожидать. А значит, сам сможет ответить себе на вопрос: “Готов ли я выполнять эту работу за ранее оговоренные деньги?”

Эффективный онбординг – это не только когда компания, нанимая, проверяет, соответствует ли сотрудник ее потребностям, но и когда сотрудник, нанимаясь в компанию, может проверить, подходит ли ему эта работа.

А вот теперь, когда все перечислено и не вызывает вопросов, можно говорить, что, в-четвертых, онбординг – это способ получения положительного опыта с первых дней работы в компании. Не тот случай, когда заступаешь в должность и не знаешь, каких сюрпризов и откуда ждать. А когда с первых дней и недель начинаешь сам себе подтверждать, что способен выполнять поставленные задачи и приносить результат, который будет удовлетворять обе стороны.

Все это звучит как-то слишком оптимистично. Даже местами фантастически. Не находите? Держу пари, чем дольше после испытательного срока длится процесс адаптации в вашей компании, тем фантастичнее воспринимается все вышенаписанное.

Как этого достичь? Возможно ли этого достичь? Такие вопросы вы себе задаете?

Шаг за шагом мы рассмотрим процесс эффективной адаптации сотрудников отдела развития производственной системы. Я постараюсь рассказать о всех наработках и способах, которые помогли мне. И уже в этой части нас ждет первый шаг.  Очень простой и маленький. И всего один. Но он покажет вам, что в процессе адаптации есть масса скрытых резервов. Их устранение поможет сократить длительность адаптации и повысить ее эффективность.

Итак, предположим, в вашей компании процесс адаптации длится дольше испытательного срока. Это проблема, и мне нужно, чтобы вы согласились с этим до того, как перейдете читать дальше.

Это проблема потому, что:

  • В процессе испытательного срока вы не можете испытать сотрудника.
  • В процессе испытательного срока вы не получаете полноценного сотрудника – т.е. не предаёте ему 100% задач, обязанностей и ответственности.
  • Вы не можете понять, подойдет ли этот сотрудник для данной должности.
  • То же не может сделать сам сотрудник – понять, подойдет ли ему эта работа на этой должности и/или в этой компании.
  • Вероятно, некоторая часть сотрудников уходит в первый год, но уже после завершения испытательного срока, что отражается в потере времени для вас и денег – для вашей компании.
  • В конце концов, это просто нонсенс – не иметь в руках достаточно данных, чтобы в конце испытательного срока принять взвешенное, основанное на фактах решение. Ввиду чего вы руководствуетесь чувствами или же просто говорите себе: “Все равно, когда мы собеседовали, никого лучше не нашли”.

И если вы согласны, что процесс адаптации не должен длиться дольше испытательного срока, то можем переходить дальше. Давайте посмотрим, где в процессе адаптации скрыты резервы и как этот процесс можно сократить, при этом сделав его более эффективным?

Вспомните первую неделю “жизни” нового сотрудника. Вероятно, в первый день ему необходимо сходить в отдел ИТ и получить компьютер и телефон. Это занимает время. Не важно, как долго, но это занимает время. Даже если в отделе ИТ все готово, и сотруднику достаточно там появиться, расписаться и перенести все на рабочее место, это занимает время.

Вы же хотите, чтобы процесс адаптации был короче, чем испытательный срок? При этом вы хотите, чтобы он был эффективнее. Так давайте исключим потери из этого процесса. Пойти, получить, принести, установить – это муда. Т.е. действия. Которые крадут время онбординга, но не добавляют никакой ценности.

Вы также можете сравнить этот процесс с быстрой переналадкой (SMED). Описанные выше действия являются частью вашей внутренней переналадки. Неужели их нельзя сделать частью внешней переналадки, тем самым сократив время переналадки в целом?

А теперь подумайте, что иногда случается даже при получении телефона и ПК:

  • Телефон и ПК еще не закупили.
  • Телефон и ПК закупили, но еще не доставили.
  • Телефон и ПК закупили, доставили, но еще не настроили.
  • Телефон и ПК закупили, доставили, настроили, но еще не создали аккаунт данному пользователю.
  • Телефон и ПК закупили, доставили, настроили, создали аккаунт данному пользователю, но еще не дали доступ к серверу и нужным папкам.
  • И этот список можно продолжать до бесконечности…

Сколько всего может пойти не так, в результате чего часы испытательного срока начнут тикать, а онбординг еще даже не стартует. И это только телефон и ПК. Даже если все будет готово, то сотрудник в первый день может не ориентироваться, и “просто пойди и найди ИТ” может занять больше времени, чем того хотелось бы.

Какие еще потребности в рабочих инструментах вы можете определить? Рабочее место в офисе, стол, стул, ПК, телефон, ручка, блокнот, доступы к папкам и программам… Вы можете понадеяться, что в первый день это будет готово. Или не займет много времени. Но если что-то пойдет не так, то испытательный срок начнется, а процесс адаптации – нет. Вы проиграете в забеге еще до старта.

Но вы можете подойти к этому процессу и с другой стороны. Идентифицировать и устранить потери или, следуя методологии быстрой переналадки (SMED), трансформировать некоторые операции внутренней переналадки в операции внешней.

Что для этого нужно сделать?

По отношению к рабочим инструментам все просто: обеспечьте их доступность не в первый день, а за день до начала работы нового сотрудника. Для этого:

  1. Создайте список всех рабочих инструментов, которыми будет пользоваться сотрудник отдела развития производственной системы. Еще раз: рабочее место в офисе, стол, стул, ПК, телефон, ручка, блокнот, доступы к папкам и программам…
  2. Узнайте, сколько занимает времени получить карандаш и блокнот, сколько длится купить и доставить ПК…
  3. Создайте заявки на нужные рабочие инструменты заблаговременно.
  4. Проконтролируйте, чтобы все ваши заявки были выполнены вовремя.
  5. И еще раз: все инструменты должны быть доступны за день до начала работы нового сотрудника.

Ух, как это все сложно! Не, ну все правильно, но у нас столько работы… бла-бла-бла.

В этой заметке я не преследую цель убедить вас в чем-то. Если у вас возникают аргументы “почему мы не можем это сделать”, то вы абсолютно правы. Я сразу признаю, что вы более умный и опытный в том, чтобы пояснить “почему мы не можем это сделать”. У вас на это не хватает времени и… вообще ничего не хватает.

По моему опыту, нужно 30-40 минут, чтобы накидать черновой список всего, что описано выше. Этот список не будет идеальным, зато вы потратите не более 30-40 минут. Затем нужно дать его в руки первому сотруднику, который будет проходить процесс адаптации и попросить добавить в него все, что он дополнительно запрашивал или чего ему не хватало с первых дней работы. Вместе с его пометками нужно обновить список (это еще 20-30 мин.) и в будущем делегировать некоторые части этого списка. Voilà! С 95-99% вероятностью вы предусмотрели все, что могли. И потратили на это около часа. А главное, в момент, когда начался испытательный срок, началась и более эффективная адаптация.

Лидерство / 15.04.2021 | Просмотров: 229 | Добавил: dmagic | Всего комментариев: 0 / Теги: лидерство, производственная система, HR, лин6сигм, шесть сигм
ПОХОЖИЕ МАТЕРИАЛЫ


  Добавить комментарий
avatar
SixSigmaOnline.ru © 2009-2021            Хостинг от uWeb