22.04.2021 | Автор: dmagic | 193 просмотров
Процесс адаптации. Часть 3: начальная информация

Даже в организации с низким уровнем формализации знаний существуют хоть какие-то документы, процедуры, инструкции и т.д. Сотрудники организации так или иначе знакомы с ними. Кто-то принимал участие в разработке, кто-то проходил инструктаж, кто-то получил по шее за несоблюдение столько раз, что понял, как выполнять предписанные процессы так, чтобы больше не получать. А что же новый сотрудник? В разработке участия не принимал, на плановый инструктаж опоздал… Ждать, пока “наделает делов” и получит по шее?

Разумеется, можно не искать легких путей и каждому новому сотруднику проводить внеплановый инструктаж по каждой процедуре. В крайнем случае просто дать в руки стопку документов и попросить прочитать. Но решает ли это задачу? Первый вариант потребует массы трудозатрат, а второй… не принесет желаемый результат?

Тем не менее выход всегда можно найти, и процесс всегда можно оптимизировать относительно какого-то параметра. В данном случае, напомню, нас интересует, чтобы новый сотрудник в максимально сжатые сроки приступил к выполнению своих обязанностей. И если вы прочли предыдущую часть, то знаете, что первое, что необходимо, это – обеспечить доступ к хранилищу документов. Это может быть доступ к папке на сервере, логин и пароль к системе документооборота вашей организации, распечатанные копии и т.д. Все это лучше обеспечить еще до начала процесса адаптации, чтобы не терять время с первого дня.

Во-вторых, и это очень важно, даже если обеспечить доступ и сообщить, что он есть, человек еще не обязан догадаться, как им воспользоваться. Представьте, что перед вами многоэтажный дом и у вас ключ всего от одной двери. Каковы ваши действия? Вы судорожно начнете метаться от двери к двери в поисках замка, к которому подойдет ключ, или спросите этаж и номер двери?

Если Вы захотите сообщить новому сотруднику этаж и номер двери, то создайте для него файл и сохраните все ссылки (а лучше “хлебные крошки”), которые ему могут понадобиться. Возможно, вы или ваше ИТ-подразделение знает, как это сохранить на ПК сотрудника в виде закладок и ярлыков на рабочем столе? Отлично! Этап адаптации в вашей компании намного ближе к 21-му веку, чем 85% компаний на нашей планете.

В третьих, расскажите и покажите новому сотруднику, где он или она сможет найти все ссылки, ярлыки, папки, страницы, документы, программы, системы и прочее. На первый взгляд может показаться, что у вас это займет много времени, а новый сотрудник все равно ничего не запомнит в первые дни. Но на самом деле это не так. У вас это займет не так уж и много времени, а новый сотрудник все же что-то запомнит.

Разумеется, какое-то время это определенно займет. И все-таки новый сотрудник запомнит не все. Но какая-то доля увиденного и услышанного отложится в памяти. Но что важнее, будет устранена какая-то часть стресса на новом рабочем месте. Человек почувствует себя немножко увереннее и сможет быстрее адаптироваться. Ну а шустрый капиталист сможет этим воспользоваться и быстрее взвалить на плечи нового сотрудника ту работу, которую он должен выполнять.

В четвертых, и только после того, как все предыдущие шаги были выполнены, можно приступить к изучению процессов. Разделите их на несколько категорий:

  1. Для тех, которые сотруднику просто необходимо знать, которые он будет выполнять, проведите инструктаж. Сделайте это лично или попросите кого-то это сделать.
  2. Важные процедуры и инструкции можно оставить на самостоятельное изучение с последующим контролем, тестированием или любым другим механизмом, который позволит вам удостовериться в том, что сотрудник понял все верно.
  3. Менее важные процедуры, инструкции и документы можно оставить на самостоятельное изучение и ответить на вопросы, если они возникнут.
  4. Все остальное сотрудник должен знать, где найти и в случае необходимости применить. Но целенаправленно изучать не требуется.

Разумеется, список выше не будет одинаков для сотрудников различных служб. Для нового сотрудника отдела развития производственной системы процедура, описывающая процесс закупки оборудования, может быть не самым важным документом. Достаточно указать, где находится этот документ, и если какой-либо проект потребует покупки оборудования, новый сотрудник сможет найти его и выполнить все по инструкции. Если же речь идет о новом коллеге из отдела закупок, то настоящий документ может быть крайне важен, и для него потребуется провести инструктаж.

Что еще можно подразумевать под начальной информацией?

  • Информация о безопасном поведении в пределах организации (начиная с пожарных выходов и заканчивая правилами ношения личных средств защиты).
  • Информация о размещении некоторых отделов и коллег. О представлении и знакомстве мы поговорим в следующей части, но план здания, особенно если оно большое, очень поможет.
  • Документы, правила, процедуры и прочие предписанные в организации порядки. Все, что создано в MS Word, Excel, PowerPoint или других аналогах офисных программ.
  • Корпоративные сайты, страницы, базы данных и прочие электронные источники информации.
  • Сетевые диски, папки, каталоги и прочие важные “уголки” на серверах.
  • Программы, логины и пароли к ним.
  • Руководства, мануалы и всяческие помощники по работе с интерфейсами программ тоже входят в эту категорию.
  • План совещаний, если таковой у вас есть. Если нет, просто постарайтесь переслать приглашения, чтобы сотрудник мог приспособиться к своему расписанию.
  • Список обязательных обучающих курсов и ресурсов для их прохождения.
  • Информация о текущих и завершенных проектах. Если у вас есть план преобразований, то неплохо было бы поделиться им. Новый коллега не обязан знать его наизусть, но должен знать, где его найти, и периодически заглядывать, чтобы понимать, что предстоит в обозримом будущем.

Если у вас хватило терпения дочитать список до конца, то вы заслужили бонус. Наиболее важными элементами той информации, которую нужно передать сотруднику с первых дней, являются:

  • Размещении туалетов, кухонь и/или столовых, гардеробных и прочих “нерабочих” помещений, в которые нужно ходить. Как и информация о местах, в которых появляться не следует.
  • Где пить хороший кофе, где найти ближайшую курилку, и какие правила их пользования.

На самом деле список можно продолжать до бесконечности. Но, к нашему счастью, этого делать нет необходимости. Речь идет о самой важной информации, которая облегчит первые шаги нового сотрудника.

Если у вас нет такого списка, воспользуйтесь простым алгоритмом для его создания:

  1. Потратьте 20-30 минут, чтобы набросать все, что кажется вам важным. Только без фанатизма – вы же хотите упросить процесс адаптации нового сотрудника, а не сделать его максимально сложным.
  2. Покажите этот список кому-то из подчиненных. Лучше на том же уровне, на котором будет новый коллега. Еще лучше, если этот подчиненный не так давно вступил в свою роль и еще помнит, какую информацию приходилось добывать самостоятельно или с помощью коллег.
  3. Опробуйте этот список. И пусть новый коллега дописывает в этот список все, что ему потребовалось, но в списке не нашлось.
Лидерство / 22.04.2021 | Просмотров: 193 | Добавил: dmagic | Всего комментариев: 0 / Теги: шесть сигм, производственная система, HR, лидерство, лин6сигм
ПОХОЖИЕ МАТЕРИАЛЫ


  Добавить комментарий
avatar
SixSigmaOnline.ru © 2009-2021            Хостинг от uWeb