«Пожалуйста, простите
за беспорядок,
но
мы здесь живем»

Подобная табличка на двери дома вызывает улыбку – мило и забавно. Но потом я задумалась – почему, собственно, если в доме живут, значит там обязательно беспорядок? Беспорядок как признак наличия жизни в доме.

До того момента, как в нашей семье появились дети, проблема беспорядка меня не волновала вообще. Потому что был порядок. Но с появлением первого ребенка порядок был нарушен, а с появлением второго беспорядок накрыл наш дом как цунами. Тем более что когда младшей дочери не было еще и года, нам пришлось спешно переехать в другой город и поселиться на съемной квартире, что очень усложняет процесс поддержания порядка.

Но по своей природе я – Мальвина. Беспорядок меня угнетает, лишает меня творческой энергии и вообще всячески мне мешает. Поэтому я с ним борюсь. Не очень успешно, если честно, т.к. всех остальных членов семьи такое положение дел вполне себе устраивает. А что может сделать одна Мальвина против трех Буратин? Однако в процессе непрерывной борьбы я осознала несколько простых истин:

1. Беспорядок возникает от избытка вещей. Вроде бы очевидная вещь, но все равно как же сложно расставаться с хламом! А тем более не хламом, а хорошими вещами, которыми ты просто не пользуешься.
2. Беспорядок возникает от отсутствия отдельного места для хранения каждой конкретной вещи. Если у вещи нет места – она гарантированно будет валяться где попало.
3. Беспорядок поддерживается отсутствием рутин. Для того, чтобы был порядок, нужно иметь привычку класть все на свои места, сразу после еды мыть посуду и вытирать крошки со стола, тут же вытирать пол, если что-то разлилось или рассыпалось.

Именно поэтому так мало порядка в доме, где есть дети: а) с их появлением дом накрывает лавиной игрушек и одежды, из которых дети очень быстро вырастают, и эти вещи становятся хламом; б) из-за постоянного обновления вещей за ними труднее закрепить место; в) у детей еще не сформированы рутины, а разлитого-рассыпанного становится в разы больше.

А какое отношение все это имеет к управлению знаниями, спросите вы? Прямое. Представьте, что вещи – это информация. Тогда мир вокруг вас – это огромный дом многодетной семьи. Информация постоянно обновляется и множится, как игрушки и детские вещи, и вы тонете в ней и спотыкаетесь об нее, разбросанную по всему Интернету. Вот вы на что-то наступили – о, класс! Какая ценная мысль! Она обязательно пригодится мне в следующей статье (при реализации следующего проекта, на совещании на следующей неделе и т.п.) Сохраню-ка я себе ссылочку. Уходите дальше и благополучно забываете о том, что сохранили.

Содержание:

• 3 шага от хаоса к порядку
• 5 шагов к управлению личными знаниями
• 5 шагов к управлению личными знаниями в действии
• 7 навыков управления личными знаниями
• Запись вебинаров “Управление личными знаниями”

3 шага от хаоса к порядку

Плохая новость – дальше будет хуже. Количество информации будет возрастать в геометрической прогрессии. Хорошая новость – к этому можно приспособиться. Что же можно сделать с информационным хаосом вокруг вас?

1. Ограничить избыток информации:
• Уберите из своей жизни телевизор. Он – источник нерегулируемого потока информационного хлама. Нужную вам информацию можно получить в Интернете тогда и в таком объеме, в котором нужно именно вам. Развлекательный контент найдете там же.
• Не читайте ленты новостей (если только это не входит в круг ваших должностных обязанностей). Выберите информационный ресурс, которому доверяете, и читайте дайджесты на нем.
• Подписывайтесь на рассылки только в крайнем случае – когда вам действительно важно следить за этим информационным ресурсом. Отписывайтесь от рассылки сразу, как только информация перестала быть актуальной для вас.
• Ограничьте информацию, получаемую из соцсетей. Аккуратно подходите к вопросу подписки на страницы, не позволяйте другим людям без вашего разрешения включать вас в группы. Сделайте собственный дайджест – несколько страниц/контактов, которые вы будете регулярно просматривать, а ленту игнорируйте.
• Если слишком страшно пропустить что-то важное в ленте, ограничьте время просмотра и не читайте посты сразу: все, что зацепило внимание, сохраняйте, а вернетесь к этому позже (выделите для этого отдельное время).
• Научитесь бросать неинтересные книги, не дочитывая их до конца. Для меня это очень сложный навык, т.к. мое подсознание воспринимает недочитанную книгу как незавершенное дело, что вызывает постоянное чувство дискомфорта. Мне помогает фраза Алены Ивановой, управляющего директора BOtaN: «Книг много, а я одна».
• Пользуйтесь рекомендациями книжных сомелье при составлении списка книг для прочтения, а также ресурсами вроде Smart Reading для быстрого ознакомления с содержанием книг.
2. Структурируйте сохраняемую информацию:
• Прочтя какую-то заметку или статью, посмотрев обучающее видео, задайте себе вопрос: «Какие ключевые, новые для меня, мысли здесь содержатся?» Возможно, никаких. Тогда просто забудьте и идите дальше. Если же такие мысли есть, решите, как вы их зафиксируете. Возможные варианты:
• выписать в специальный блокнот;
• внести в специальный файл на компьютере;
• положить статью/видео в закладки в браузере; сохранить всю статью/видео целиком в соответствующую папку на компьютере или в облаке;
• написать пост для соцсети или блога (тройная выгода: и ссылку сохранили, и появившиеся мысли по теме «причесали», и с друзьями поделились).
• Воспользуйтесь советами Лайфхакера для организации электронной библиотеки (смотрите здесь и здесь) и бумажной библиотеки (вот здесь).
• И для продвинутых пользователей – OneNote или Evernote в помощь. Кстати, на Amazone есть недорогая книга «Organize Your Brain: Personal Knowledge Management Essentials», в которой вы найдете советы, как лучше использовать эти два инструмента.
3. Заведите рутины:
• Выделите отдельное время в своем расписании на просмотр почты и соцсетей, чтение книг, интернет-серфинг. И старайтесь придерживаться этого времени! Поначалу это трудно, но рутина – на то и рутина. После того, как привычка сформирована, она становится второй натурой. Если самостоятельно следить за временем трудно – ставьте таймер.
• Составляйте список книг к прочтению и резервируйте время на их чтение.
• Раз в полгода-год выделяйте время на «генеральную уборку» закладок в браузере и файлов на компьютере. Удобно использовать правило «трех корзин». Все файлы/закладки делите на 3 корзины: «оставить» (это мысленная корзина – в нее файлы/закладки передвигать не нужно), «удалить», «разобрать позже» - для файлов, в которых сомневаетесь. По окончании уборки еще раз просматриваете содержимое корзины «удалить» - и, собственно, жмете клавишу «Del». А вот к корзине «разобрать позже» вернитесь через месяц. Те файлы/закладки, которые вам в течение месяца не понадобились, удаляйте.

Знаю, знаю – такая системность пугает до дрожи в коленках (как генеральная уборка в доме с детьми), поэтому лучше возьмите пару советов из списка выше и начните их применять. Жизнь станет немножко проще, а потом можно двигаться дальше.

5 шагов к управлению личными знаниями

В вашей компании внедряется управление знаниями? Еще нет? Тогда начните прямо сейчас. С себя. Это вполне реально.

1. Составьте личный план обучения

Задайте себе, в общем-то, обычный, но очень полезный вопрос: кем вы себя видите через год? Какой работой хотите заниматься? Какую должность занять? Где путешествовать? Как отдыхать?

А теперь спросите себя: какие знания и навыки вам для этого понадобятся? Выучить иностранный язык? Освоить программирование? Овладеть мастерством публичной речи? Наконец-то подружиться с тайм-менеджментом? Или научиться делать визуальные заметки?

Зафиксируйте этот список и для каждого навыка/области знаний подберите ресурсы: книги, тренинги, курсы (оффлайн и онлайн). Особое внимание обратите на платформы онлайн обучения (Прометеус, Универсариум, Coursera, edX) – они предоставляют огромные возможности для получения нужных знаний.

Еще один интересный ресурс: хабы и коворкинги. Там проводится масса интересных мероприятий – мастер-классы, тренинги, лекции, воркшопы. Составьте перечень хабов, подпишитесь на их странички в соцсетях и отслеживайте анонсы мероприятий.

Интересную методику личного обучения и развития, основанную на карте целевых навыков, предлагает Андрей Зинкевич – почитайте!

2. Создайте свою базу знаний

У вас есть своя профессиональная библиотечка? Книги в ней в бумажном или электронном формате? А все ли из них вы прочли?

У бумажной книги выше шансы быть прочитанной. Вы отдали за нее ощутимые деньги, принесли домой, и она мозолит вам глаза каждый раз, когда вы проходите мимо книжной полки. Электронные книги стоят дешевле (а то и вовсе бесплатны) и часто оседают мертвым грузом на жестком диске вашего ПК. Загляните туда. И наконец-то наведите порядок. Придумайте свою личную систему классификации, разложите в соответствии с ней книги и сохраненные статьи по папкам.

А что у вас с закладками в браузере? Когда последний раз вы туда заглядывали? Для меня это вечная головная боль – я сохраняю и сохраняю в закладках все, что кажется мне интересным, но активно использую лишь 10% сохраненного. И устраиваю периодические чистки с удалением всего устаревшего.

Главная задача всех этих действий – создать возможность быстро и легко найти нужный материал среди ваших сокровищ. Структурирование – наше все.

И еще один важный элемент – обновление базы знаний. Создайте свой личный дайджест: список сайтов, блогов, страничек в соцсетях, которые вы регулярно просматриваете в поисках актуальной профессиональной информации.

3. Составьте описание своей работы

Представьте, что завтра вы увольняетесь, а на свое место порекомендовали хорошего друга. Вы заинтересованы в том, чтобы он как можно скорее вник в рабочие процессы и показал себя с лучшей стороны. У вас есть 1 день, чтобы ввести его в курс дела. Запишите все, что нужно ему показать и рассказать. Где хранятся нужные документы? Какова структура папок на компьютере (да, заодно тоже наведите там порядок)? Как работать с ПО? К кому и по какому вопросу обращаться (список ФИО, должностей и телефонов прилагается)?

Не обязательно все описывать подробно – просто опорный перечень самого важного в вашей работе. Включая тонкости и «фишечки», придуманные лично вами – это самое ценное. И регулярно (раз в полгода-год) возвращайтесь к этому документу и пересматривайте его.

Зачем это делать? Во-первых, вы отступаете на шаг назад и смотрите со стороны на свою работу. И этот взгляд может принести инсайты и новые идеи. Во-вторых, вы делаете ревизию и наводите порядок в документах. В-третьих – а вдруг вы и правда завтра уйдете? На повышение? И в ваших интересах, чтобы новый сотрудник, который теперь станет вашим подчиненным, делал работу наилучшим образом.

4. Начните извлекать «lessons learned»

Очень полезное ежедневное упражнение: закончился рабочий день – оглянитесь, подумайте, что важного сегодня произошло? Чему вы научились? Какие ошибки совершили? Зафиксируйте это в своей памяти. А еще лучше – запишите.

Если ваша работа связана с проектами, особенно важно фиксировать извлеченные уроки по окончании проекта. Каждый проект уникален и дает возможность научиться чему-то новому. Это ваш бесценный опыт.

И еще один важный источник «lessons learned» – кризисные ситуации. Зачастую, пройдя через трудную, неприятную ситуацию на работе, мы стараемся поскорее забыть о ней. Но важно задать себе вопрос: почему возникла эта ситуация? Что я сделал правильно для ее разрешения? А в чем ошибся? Зафиксируйте эти 3 ответа и двигайтесь дальше.

5. Станьте частью экспертного сообщества

В нашем динамичном мире знания очень быстро обновляются и устаревают. Невозможно быть на переднем фронте, ограничиваясь только чтением книг или посещением конференций. Нужно постоянное общение с другими практиками в вашей сфере. Поищите в соцсетях профильные группы и присоединитесь к ним.

Просмотрите свою записную книжку: какие контакты в ней хранятся? Чем могут быть полезны вам эти люди, а чем можете помочь им вы? К кому вы пойдете за ответом на вопросы, возникшие на работе или вне ее? Люди, как правило, бывают рады помочь советом – не пренебрегайте этой возможностью. И не упускайте шанса расширить свою сеть контактов.

Планы обучения, база знаний, описание выполнения работ, «lessons learned», экспертные сообщества – это базовые инструменты управления знаниями в организации. Но даже если ваша компания еще не пришла к пониманию важности этой практики, вы можете сделать эти 5 шагов уже сейчас – и повысить свою личную эффективность.

5 шагов к управлению личными знаниями в действии

В заметке выше приведено несколько простых советов, как начать управлять знаниями – DIY¹. На мой взгляд, ценность этих советов состоит еще и в том, что для их осуществления не обязательно менять рабочие процессы. Можно вначале поэкспериментировать над собой и уж затем решить, хотите ли вы заниматься управлением знаниями в своей работе или нет.

Вот эти советы:

1. Составьте личный план обучения.
2. Создайте свою базу знаний.
3. Составьте описание своей работы.
4. Начните извлекать “lessons learned”.
5. Станьте частью экспертного сообщества.

Если вы не первый год на знаниевом острове или плаваете в его прибрежных водах, то уверен, что некоторым советам вы так или иначе уже следуете. Буду рад, если вы поделитесь своими решениями в комментарии к этой заметке, а я же приведу свои примеры и наработки.

ЛИЧНЫЙ ПЛАН ОБУЧЕНИЯ

Если сертификат ISO9001 (или IATF16949) – не пустое место в вашей организации, то составление плана развития сотрудников и бюджетирование расходов на это – такая же рутина, которой вы следуете при составлении любого другого ежегодного расчета. С другой стороны, за этой рутиной стоит ряд интереснейших процессов:

Не менее интересная рутина следует после: проведение тренингов и развивающих программ, оценка их эффективности и… еще куча всяких штук для выполнения стадий Do-Check-Act PDCA-цикла и требований принятого вами стандарта СМК. Но в данный момент наш фокус целиком на стадии планирования (Plan), выходом которой может стать вот такая простая таблица:

СОЗДАЙТЕ СВОЮ БАЗУ ЗНАНИЙ

Я уже писал о том, как мы делимся находками в сети – интересными публикациями, результатами исследований, заметками, постами… В ответ читатели мне прислали несколько рекомендаций относительно такого же подхода к литературе. В результате мы собрали небольшую библиотечку и “крутим” книги по отделу. Наш pull пока невелик – всего несколько книг в одном-двух экземплярах:

• “Toyota KATA”, Mike Rother
• “Creating A Kaizen Culture”, Jon Miller
• “Všechno bude jinak”, Milan Zeleny
• “Practicing Lean”, Mark Graban
• “5S Manual”…

До полноценной библиотеки далеко, но с чего-то же нужно начинать. Кроме того, добавлять можно и нужно после того, как доступная литература будет пройдена.

СОСТАВЬТЕ ОПИСАНИЕ СВОЕЙ РАБОТЫ

Мой личный кризисный план выглядит следующим образом:

Благодаря этой простой таблице сотрудники из “колонки Back-up ” знают, что нужно делать, если вдруг шеф заболел, умер, женился… задержался у дочки на утреннике… Похожий план создан и внутри каждого отдела, показывая порядок подмены в случае чего:

Но и это не все. Мы пошли дальше и создали onboarding plan – план введения в должность. Выглядит это так:

Требуется skype-гарнитура для выполнения служебных звонков? Закажи через службу Service Request у своего руководителя. Тренинги, инструктажи, доступы, спецодежда, оборудование… Новый человек ведь сам не всегда догадается, что ему нужно. И даже если догадается, не всегда уверен, что ему это положено… Onboarding plan снимает все догадки и позволяет человеку работать эффективнее с первого дня службы. Очень полезная штука – особенно если флуктуация так и норовит ударить по вашим кадрам.

НАЧНИТЕ ИЗВЛЕКАТЬ “LESSONS LEARNED”

О, да! Это совет на миллион… в том смысле, что существует миллион вариантов его решения. И все хороши! И все хочется внедрить… А часов так и остается всего 24 в сутки.

Из того, что мы регулярно практикуем:

• сессия Lessons Learned после завершения крупных проектов (или After Action Review);
• анализ полученных уроков лидером проекта по результатам всех проектов А3, DMAIC/DMADV;
• ежегодный анализ со стороны руководства (Management Review).

Из того, что мы практикуем нерегулярно:

• анализ полученных уроков при рекламациях заказчика;
• анализ полученных уроков при завершении Kaizen Event-ов.

СТАНЬТЕ ЧАСТЬЮ ЭКСПЕРТНОГО СООБЩЕСТВА

А вот тут у меня явно пробел: ведь кроме работы в проектных командах в рабочее время и на сайте – в нерабочее, больше нигде замечен не был. Что посоветуете с этим делать?

7 навыков управления личными знаниями

Управление знаниями – это такая штука, которая очень органично может встраиваться во многие виды деятельности, в т.ч. и в личную практику. Для этого не всегда нужно городить сложные конструкции – иногда достаточно просто немного сместить фокус внимания. Как говорит Ник Милтон, управление знаниями – это то, что вы начинаете делать, когда понимаете, что знания – это важно.

Поскольку сейчас работаю с запросом по организации управления личными знаниями, мысли крутятся вокруг этой темы. Отследила у себя несколько привычек, которые можно назвать «навыками работника знаний»:

1. Каждый раз, когда читаю интересную статью, заметку, пост или смотрю интересное видео, спрашиваю себя: «Кто еще должен об этом знать?» И всегда закидываю эти ссылки в те сообщества, в которых состою, или напрямую знакомым людям, которым это может быть интересно/полезно. Это уже автоматическое действие: узнал сам – передай другому.
2. Делаю «выжимки» из того, что прочитала/услышала. Уже очень давно не пишу подробных конспектов и крайне редко сохраняю материалы полностью. «Отжимаю» только то, что является новым для меня или по каким-то причинам «зацепило» (например, мысль подана с интересного ракурса, и хочется об этом еще подумать).
3. Сохраненную информацию обязательно снабжаю перекрестными ссылками на связанный контент. Даже когда делаю заметки в блокноте во время тренинга или конференции, ставлю значок «мостика» и записываю рядом название книги, статьи или просто ту область знаний, с которой хочу увязать эту мысль. Ну а в OneNote гиперссылки – это просто musthave.
4. Агрегирую, структурирую и визуализирую: свожу в таблицы, схемы, mind maps, рисую визуальные заметки. Люблю «паковать» информацию в чек-листы, опросники и шаблоны – все то, что позволяет экономить время в дальнейшем.
5. Сразу ищу применение любым новым знаниями: если не могу прямо сейчас пустить в работу в текущем проекте, стараюсь перевести в полезный контент (написать пост для группы или заметку в блог, дополнить материалы тренинга или черновик книги). И на любой кусочек контента смотрю с точки зрения его «жизненного цикла»: сейчас пост в Facebook, а что потом? Как еще его можно использовать: сделать частью заметки, доклада для конференции, книги?
6. Рефлексирую. Разбор полетов – уже привычная рутина, мыслительный процесс, который запускается автоматически. Например, по итогам последнего проведенного тренинга выписала 23 пункта после такого разбора.
7. А еще коллекционирую «фишки управления личными знаниями»: ищу новое ПО для этих целей, обращаю внимание на новые возможности Facebook или того ПО, которым уже пользуюсь, подсматриваю «лайфхаки» работы с информацией у других людей.

Тема управления личными знаниями мне кажется огромным и пока плохо исследованным океаном. Даже на английском языке публикаций по ней мало, а толковых – еще меньше. Но чем дальше, тем более востребованной она будет. И это те навыки, которые, на мой взгляд, необходимо осваивать наравне с тайм-менеджментом всем людям, которые хотят быть успешными в современном мире.

P.S. Можно начать осваивать эти навыки прямо сейчас. Например, поделиться ссылкой на эту заметку с теми, кому она может быть интересна на ваш взгляд ))

Запись вебинаров “Управление личными знаниями”

Для получения доступа к записи вебинаров заполните, пожалуйста, регистрационную форму ниже. После регистрации Вы получите письмо с реквизитами для оплаты, а после оплаты - письмо со ссылкой на запись выбранного вебинара и презентацией к нему.

В первой части вебинара рассказывается о цикле управления личными знаниями и о том:

• как сфокусировать свой запрос в обучении, чтобы не распылять силы и эффективно двигаться к намеченной цели (инструменты: диаграмма Константинова, карта и план развития целевых навыков);
• какие стратегии поиска знаний можно использовать, с какими трудностями возможно столкнуться и как их преодолеть (фильтры выбора, работа со «слепыми зонами», «плюшкинизм»);
• как организовывать личную «сокровищницу знаний» (доступные технологии, принципы организации, а также пример моей личной базы знаний в OneNote).

Часть этого вебинара – пример личной организации знаний в OneNote:

Во второй части вебинара речь идет о том:

• чем отличается мышление экспертов и как его сформировать;
• как наращивать свою экспертизу, учась у лучших: перенимать опыт у менторов и тех, кого вы видите ролевой моделью для себя (на примере инструмента Learning Log);
• как выстраивать Learning Community вокруг себя, какие формы оно может принимать;
• как переводить неявные знания, приобретенные на собственном опыте, в явные: инструменты проектного менеджмента, которые хорошо себя зарекомендовали в управлении личными знаниями.

______________________________________
¹ Do It Yourself или сделай сам.