04.10.2021 | Автор: OleshkoV | 253 просмотров
Как пандемия повлияла на управление знаниями?

В блоге APQC и у Ника Милтона в сентябре появились два поста, посвященные результатам исследований о влиянии пандемии на управление знаниями. Выводы интересные, и мне хотелось бы вас с ними познакомить.

В APQC провели опрос о самых больших угрозах и возможностях в управлении знаниями в 2021-22 годах. В опросе приняло участие более 350 человек. Его результаты вполне коррелируют с прошлогодним исследованием Knoco, но есть и некоторые тренды, которые в то время еще не успели проявиться так ярко.

Хорошие новости (aka возможности):

  • Необходимость управления знаниями в условиях удаленной и гибридной работы выросла. Сообщества, системы поиска экспертов, системы управления контентом обеспечивают сотрудникам доступ к необходимой информации и помогают поддерживать отношения в новых реалиях. Я бы к этим трем базовым инструментам добавила еще e-learning. Его роль, важность и востребованность однозначно выросли, а также сократилась средняя продолжительность жизни курсов в системе корпоративного дистанционного обучения – все очень быстро меняется, и переучивать сотрудников приходится буквально на лету.
  • Больше лидеров стало признавать знания стратегическим активом организации. Кризис создал для этого сразу две предпосылки. Во-первых, социальное дистанцирование, массовые сокращения и сверхскоростные изменения привели к появлению множества разрывов в знаниях (knowledge gaps), которые необходимо закрывать. Во-вторых, нужно наращивать скорость создания инноваций и решения проблем, а это невозможно без эффективного потока знаний. В этих условиях руководители начинают осознавать роль управления знаниями, и наши коллеги по всему миру выходят из «тени бэк-офисов», чтобы стать полноправными партнерами в решении бизнес-проблем.
  • Хаотичные, плохо организованные репозитории вызывают нарастающее раздражение сотрудников. Количество информации и мест ее хранения существенно выросло, и с этой лавиной без качественных процессов управления контентом уже не справиться. Курирование контента, своевременная архивация и удаление устаревших и избыточных материалов, улучшение работы поисковиков сейчас востребованы как никогда.

Главные угрозы:

  • Сотрудники перегружены работой, и им сложнее выделить время на управление знаниями. Мультизадачность, нехватка времени, выгорание не способствуют тому, чтобы заниматься «важным, но не срочным» управлением знаниями. В особо сложной ситуации оказались ключевые эксперты, поэтому реализовывать программы по сохранению и передаче их экспертизы сейчас может быть очень тяжело.
  • Лидеры сфокусированы на более срочных (по их мнению) проблемах и возможностях. Многие организации удвоили в этом году свои бюджеты на управление знаниями, но одновременно существует и противоположный тренд – сокращение этой статьи расходов. Те КМ-специалисты, которые не смогли вовремя сменить приоритеты и переориентировать свои усилия на новые потребности бизнеса (поддержка виртуальной коллаборации, цифровизация потока знаний), столкнулись со снижением интереса к своей работе. Хорошая иллюстрация того, что управление знаниями – все-таки вспомогательный процесс, который должен быть направлен на решение актуальных бизнес-задач.
  • Корпоративная культура не успевает за стремительными изменениями потребностей бизнеса, не дает необходимых стимулов для обмена и повторного использования знаний. Если организация уже пришла к осознанию важности управления знаниями, нужно делать следующие шаги: пересматривать КПЭ и систему вознаграждений, выявлять и устранять культурные барьеры, работать с менеджерами среднего звена и т.п. И эта инициатива должна идти сверху – команда управления знаниями здесь сама не справится.

Интересно отметить, что если тренды возможностей новые и связаны с тем кризисом, который мы все сейчас проходим, то угрозы «стары, как само управление знаниями» – это классические барьеры на пути внедрения этой функции. Именно поэтому Лорен Триз (автор заметки) рекомендует фокусироваться на возможностях. Сейчас у нас есть прекрасный шанс сделать управление знаниями более «видимым», повысить значимость этой функции в глазах руководителей организаций и обеспечить ей должное признание.

Тему угроз и возможностей хорошо дополняет пост в блоге Ника Милтона. В нем идет речь о результатах свежего исследования влияния дистанционной работы на сотрудничество внутри организации. Что характерно: исследование проводилось среди 60 тыс. сотрудников американского подразделения Microsoft, то есть держим в уме, что это работники одной из самых продвинутых «цифровых» организаций мира с сильной культурой управления знаниями (и мы можем только догадываться, насколько же все плохо тогда у остальных).

Главный вывод исследования: число связей (взаимодействий) между сотрудниками компании при переходе на дистанционную работу уменьшилось, а качество ухудшилось – компания, фактически, стала более «фрагментированной» (more heavily siloed). А именно:

  • стало меньше кросс-функциональных связей – между сотрудниками разных подразделений и команд;
  • сети взаимодействий «уплотнились»: сотрудники проводят больше времени внутри меньшего количества связей – фактически, внутри своей команды/подразделения;
  • сети взаимодействий стали более стабильными: меньше образуется новых связей и удаляется старых;
  • увеличилось количество асинхронных коммуникаций (почта, мессенджеры) и уменьшилось количество синхронных (созвоны и встречи).

Все это приводит к тому, что ухудшается обмен знаниями между сотрудниками и снижается их способность решать совместно сложные проблемы. Дополнение от Ника: мышление становится более ограниченным, снижаются гибкость, возможности обучения и создания инноваций, падает эффективность.

Это про угрозы. А возможности, очевидно, лежат в применении инструментов управления знаниями для решения возникших проблем. Здесь у Ника прозвучала интересная мысль: у нас пока очень маленький опыт удаленной и гибридной работы, поэтому лучшие практики еще не наработаны. Но все же нам есть куда посмотреть – стоит более подробно изучить опыт крупных, географически распределенных компаний. Базовым инструментом в их системах управления знаниями выступают сообщества практиков, которые обладают рядом характеристик:

  • организованы вокруг какой-то темы и при этом пересекают организационные барьеры (являются кросс-командными и кросс-дивизиональными);
  • имеют свою структуру, выделенные роли;
  • работают как группы взаимной поддержки – помогают своим участникам находить нужные знания и решать возникшие рабочие проблемы;
  • корпоративная культура компании поддерживает применение знаний, полученных внутри сообщества, для решения рабочих проблем;
  • проекты начинаются с проведения сессий по выявлению разрывов знаний (как вариант, Before Action Review), чтобы стимулировать участников находить недостающие знания внутри сообществ;
  • команды проектов проводят Peer Assist, разборы полетов и ретроспективы, которые, помимо прочих бенефитов, помогают участникам отрефлексировать свои новые знания и уже осознанно делиться ими внутри сообществ;
  • сообщества работают как асинхронно (например, на форумах), так и синхронно (устраивая живые обсуждения);
  • сообщества курируют соответствующие тематические базы знаний и несут ответственность за валидацию их содержимого.

Дополнительным инструментом, который помогает усиливать «слабые связи» и расширять сеть контактов внутри организации, является система поиска экспертов.

В общем, Ник призывает нас закатать рукава и заняться построением устойчивой и эффективной системы управления знаниями, которая поможет решить проблему «knowledge silos» в условиях новой гибридной реальности.

Управление знаниями / 04.10.2021 | Просмотров: 253 | Добавил: OleshkoV | Всего комментариев: 0 / Теги: Управление знаниями
ОБ АВТОРЕ
Виктория Олешко Олешко Виктория, бизнес-тренер, консультант, фасилитатор, главный редактор сайта SixSigmaOnline.ru.
Хотите узнать больше об управлении знаниями? Присоединяйтесь к группе на Facebook. Связаться с автором через Facebook или LinkedIn.

Поддержать автора на Patreon

ПОХОЖИЕ МАТЕРИАЛЫ


  Добавить комментарий
avatar
SixSigmaOnline.ru © 2009-2021            Хостинг от uWeb